IT-Services::CSM::Benutzerdokumentation

Übersicht (Dashboard)

Auf der Übersichtsseite einer Veranstaltung werden immer die wichtigsten Statusinformationen angezeigt. Aktuell sind dies
  • Einahmenverlauf (Money Chart): Zeigt ein Liniendiagramme, welches den Verlauf der Geldeinnahmen anzeigt.
  • Registrierungsverlauf (Registration Chart): Zeigt ein Liniendiagramm, welches den verlauf der Teilnehmerregistrierungen anzeigt.
  • Bezahlungsstatus Statistik (Payment Status Stats): Zeigt ein Kuchendiagramm, welches die Zusammensetzung der aktuellen Zahlungszustände anzeigt.
  • Kostenklassen Statistik (Cost Class Stats): Zeigt ein Kuchendiagramm, welches die Zusammensetzung der Kostenklassen der aktuellen Teilnehmer anzeigt.

Wichtig: Es werden außer bei der Bezahlungsstatus Statistik nur "approved" Teilnehmer berücksichtigt.

Grundeinstellungen (General)

Grundeinstellungen (General)

In den Grundeinstellungen können Sie die wichtigsten Informationen zu ihrer Veranstaltung hinterlegen. Dies sind aktuell:
  • Seiten Name (Site-Name): Gibt den individuellen Namen der Seite an.
  • Beschreibung (Description): Gibt eine individuelle Beschreibung der Seite an. Wird u.a. im Seiten-Titel angezeigt.
  • E-Mail: Gibt die Absender-Email-Adresse der Veranstaltung an. Wird bei allen ausgehenden E-Mails verwendet. Kann auch im Format "Veranstaltungs-Name<veranstaltung@fu-berlin.de>" erfolgen. Achtung: Die E-Mail-Adresse muss Ihnen gehören.
  • Primäre Kostenklasse (Primary Cost Class): Gibt die Primäre Kostenklasse an, von der aus die Rabatte berechnet werden. Wichtig: Dieses Kostenklasse muss immer die höchsten Kostensätze haben.
  • Registrierung aktiviert(Registration activated): Falls die Registrierung verwendet wird, muss dieses Feld aktiviert werden. Sonst kann die Registrierung nicht aufgerufen werden.
  • Ausblenden der Steuerinformationen (Hide VAT information): Falls keine Steuer bei der Registrierung ausgewiesen soll, kann dieses Feld ausgewählt werden.
  • Eingabe der Teilnehmeradresse (Participant Address Input): Wenn die Adressdaten des Teilnehmers erfasst werden sollen (Straße, PLZ, Ort, Land), muss dieses Feld ausgewählt werden.
  • Datenschutzbedingungen Checkbox am Ende der Registrierung (Privacy checkbox on the end of the registration): Wenn die Datenschutzbedingungen nicht am Anfang sondern am Ende durch eine Checkbox bestätigt werden sollen. Dies Seite mit den Bedingungen muss aktuell den Kurznamen "privacystatement" haben.
  • Sortierung des Registrierungsablaufen (Registration Procedure Order): Hier können sie den Ablauf der Registrierung auswählen.

Zahlungsabwicklung einrichten

Die Zahlungsabwicklung können sie im Bereich "Payment Settings" anpassen.

Folgende Daten sind dabei auszufüllen:
  • Überweisung (Bank transfer): Muss ausgewählt werden, wenn eine Zahlung per Überweisung angeboten werden soll.
  • Barzahlung (Cash payment): Muss ausgewählt werden, wenn eine Barzahlung angeboten werden soll.
  • Zahlungsdienstleister (Payment Provider): Zahlungsdienstleister, welche die Abwicklung der Online-Zahlung abwickeln soll.
  • Bezahlungs Benutzername (Payment Username): Benutzername beim Zahlungsdienstleister
  • Bezahlungs Passwort (Payment Password): Passwort beim Zahlungsdienstleister
  • Bezahlungs Signatur (Payment Signature): Signatur beim Zahlungsdienstleister (nur bei PayPal)

Folgende Zahlungsabwicklungen werden aktuell unterstützt:
Für die Zahlungsabwicklung über PayPlace ist ein Vertrag mit dem B+S Card Service notwendig. Dieser erstellt ihn auf Anfrage ein individuelles Angebot (mit entsprechenden Konditionen) für ihre Konferenz.

Für die Zahlungsabwicklung über PayPal ist ein PayPal-Geschäftskonto notwendig. Die benötigten Daten finden sie in den PayPal-Profileinstellungen unter "API-Zugriff". Dort nutzen sie die Option 2 mit "API-Signatur anzeigen". Die dort angezeigten Daten müssen in den Einstellungen ("Payment Settings") hinterlegt werden.

Für die Zahlung per Überweisung muss in den Einstellungen der Punkt "Bank transfer" aktiviert werden.

Wenn dies aktiviert ist und der Teilnehmer die Zahlungsart auswählt, wird diesem nach der Registrierung bereits die Rechnung per Mail zugestellt. Der Status des Teilnehmers ist dann bereits "complete". Der Eingang der Zahlung muss dann über die Bestätigung des Teilnehmers erfolgen.

Für die Barzahlung muss in den Einstellungen der Punkt "Cash payment" aktiviert werden.

Wenn dies aktiviert ist und der Teilnehmer die Zahlungsart auswählt, wird diesem nach der Registrierung lediglich eine Bestätigungsmail zugeschickt. Erst wenn er bei der Konferenz bezahlt hat, wird er im System bestätigt, so dass seine Rechnung an ihn per Mail verschickt wird.

Design (Style)

Theme

Im Theme-Menü kann das Theme der Veranstaltungsseite ausgewählt werden. Sollte Ihnen hier keins vollständig zusagen, halten Sie Rücksprache mit den Systembetreuer.

Header and Favicon

In diesem Menü können Sie einen individuellen Header, sowie ein Favicon (Seiten-Icon im Browser), für Ihre Veranstaltungswebseite hochladen.

Individualisierung (Customize)

Hier kann mit Hilfe von CSS das Theme an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

Vorlagen (Templates)

LateX-Templates

Die Vorlagen für Rechnungen und Badges werden als Latex-Dateien hinterlegt. Dabei können die aktuell aktiven Version heruntergeladen werden. Durch hochladen einer neuen Version werden diese überschrieben. Auch das bearbeiten durch ein Online-Editor ist möglich.

Weitere Informationen gibt es unter ItServicesCSMDokuLaTeX

Bitte beachten: Beim hochladen der LateX-Templates werden diese nicht auf Funktion geprüft. Daher bitte vorher gründlich prüfen, ob die Templates wirklich funktionstüchtig sind. Wenn nicht, kann es zu Fehlern während des Registrierungsprozesses oder beim abrufen der Rechnungen/Badges kommen.

Mail-Templates

Die Mail-Templates können leicht durch das klicken des "Edit"-Buttons bearbeitet werden. Innerhalb der Templates können verschiedene Variablen benutzt werden. Welche das sind und wie man sie benutzt, ist unter den jeweiligen Bearbeitungsfeld aufgeführt.

Webseiten (Sites)

In der Webseitenübersicht haben Sie die Möglichkeit, ihre angelegten Seiten zu bearbeiten und zu löschen. Zudem können Sie neue Webseiten anlegen.

Seiteneinstellungen

  • Kurzname (Shortname): Der Kurzname ist der Name, welcher in der URL benutzt wird z.B. http://conference.imp.fu-berlin.de/ihreKonferenz/ ihrKurzname
  • Seiten-Name (Sitename): Der Seiten-Name ist der eigentliche Name der Seite. Und diesen wird auch der Menüeintrag geführt.
  • Eltern Seite (Parent Site): Die Eltern Seite wird angegeben, wenn die Seite einer anderen Untergeordnet sein soll. Dieser Wert wird bei der Sortierung durch "Drag and Drop" automatisch gesetzt.
  • Seitenstatus (Site Status): Hier haben Sie die Möglichkeit, eine Seite vorerst zu deaktivieren (somit nicht öffentlich zu machen). Dadurch kann die Seite nur noch von den Admins der Veranstaltung angesehen werden.
  • Menüeintrag (Menu Entry): Hier haben Sie die Möglichkeit, eine Seite nicht im Seitenmenü auftauchen zu lassen. Dies kann zur Anwendung kommen, wenn Sie diesen Link direkt verteilen oder an bestimmten stellen angeben möchten.
  • Weiterleitung (Redirect): Wenn die Seite automatisch auf eine andere Seite weiterleiten soll, muss hier die Ziel-URL eingetragen werden.
  • Passwort (Password): Zum schützen der Seite kann ein Passwort eingerichtet werden, welches vor dem anzeigen der Seite abgefragt wird.

Webseiten verschieben

Die Webseiten können Sie ganz einfach mit der Maus in der Seitenstruktur verschieben (Drag and Drop).

Registrierung (Registration)

Grundeinstellungen

Kostenklassen verwalten (Cost Classes)

Die Kostenklassen dienen dazu, verschiedenen Personengruppen, verschiedene Preise zuzuweisen. Dies können z.B. sein: Studenten, Forscher, Mitarbeiter etc. Für jede dieser Gruppe muss eine Kostenklasse angelegt werden. Die Kosten für die einzelnen Leistungen können dann in der jeweiligen Leistung eingestellt werden.

Zusätzliche Teilnehmerinformationen (additional information)

Die zusätzlichen Teilnehmerinformationen sind Felder, welche speziell für Ihre Konferenz, vom Teilnehmer abgefragt werden. Es kann dabei zwischen folgenden Feldtypen gewählt werden:
  • Kopfzeile (Headline): Eine Überschrift zwischen mehreren Felder (ohne Eingabe)
  • Text: Ein Text zwischen Feldern (ohne Eingabe)
  • Eingabefeld (Input): Ein normales Text-Eingabefeld
  • Eingabefeld mit Datum (Input (Date)): Ein Eingabefeld für Datumsangaben, welches im Feld mit einem kleinen Kalender bei der Datumsauswahl hilft.
  • Checkbox: Eine Checkbox, welches den Wert 1 oder 0 annehmen kann.
  • Mehrfachauswahl (Multiple Choice): Felder mit Radio-Button, in dem eine Auswahl getroffen werden kann.
  • Dropdown Selection: DropDown-Menü indem mehrere Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung stehen.
  • Dateiupload (File Upload): Dateien können hier bereitgestellt werden.

Folgende weitere Konfigurationen müssen festgesetzt werden:
  • Name: Name des Feldes (wird angezeigt)
  • Beschreibung (Description): Beschreibung des Feldes (wird verkleinert mit am Feld angezeigt)
  • Elternfeld (Parent Field): Ist das übergeordnete Feld (z.B. bei Überschriften sinnvoll).
  • In Registrierung anzeigen (Show on registration): Ob Feld in der Registrierung angezeigt werden soll. Wenn nicht kann es dem Teilnehmer nur nachträglich hinzugefügt werden.
  • Verpflichtend (Mandatory): Wenn ausgewählt, kann die Registrierung nur abgeschlossen werden, wenn dieses Feld auch gefüllt ist.
  • Gewichtung (Weight): Für die Sortierung der einzelnen Felder.

Leistungsangebot (Fees)

Das Leistungsangebot zeigt die angebotenen Leistung während einer Konferenz. Dies könnte z.B. sein: Workshops, Ausflüge, Treffen außerhalb der Konferenz, Verpflegung etc. All diese können individuell bepreist und in Leistungspakete zusammengefasst werden.

Leistungen (Fees)

Eine Leistung spiegelt einen einzelnen Kostenpunkt während eine Veranstaltung wieder. Dazu müssen folgende Angaben gemacht werden:
  • Name: Name der Leistung (wird angezeigt)
  • Beschreibung (Description): Beschreibung der Leistung (wird verkleinert mit bei der Leistung angezeigt)
  • Elternleistung (Parent Fee): Ist die übergeordnete Leistung
  • Buchung außerhalb von Paketen (Out of package booking): Wenn dies nicht aktiviert ist, wird diese Leistung nicht während Registrierung angeboten. Sie kann dann ausschließlich in Leistungspaketen aufgenommen werden und mit diesen verkauft werden.
  • Minimale Buchungen (Min. Bookings): Die Anzahl an Buchungen, die ein Teilnehmer mindestens von dieser Leistung machen muss.
  • Maximale Buchungen (Max. Bookings): Die Anzahl an Buchungen, die ein Teilnehmer maximal von dieser Leistung machen kann. Wenn leer: unbegrenzt
  • Standard Buchungen (Default Bookings): Die Anzahl an Buchungen, die in diesem Feld beim aufrufen der Registrierung vorausgewählt ist.
  • Vollständig maximale Buchungen (Entire Max. Bookings): Die Anzahl an Buchungen, die alle Teilnehmer zusammen maximal machen dürfen (wenn z.B. die Anzahl der Plätze bei einem Ausflug begrenzt sind). Wenn leer: unbegrenzt
  • Steuern (Tax): Die höhe der Steuer, die für diese Leistung fällig sind (wichtig für Rechnungsstellung). Wenn Sie den anzuwendenden Satz nicht wissen, halten Sie bitte Rücksprache mit der Rechnungsabteilung.
  • Namensschild-Symbol (Badge-Symbol): Symbol, welches auf den Namensschilder der Teilnehmern auftaucht, wenn sie diese Leistung gebucht haben.
  • Gewichtung (Weight): Für die Sortierung der einzelnen Leistungen.

Neben diesen Angaben, müssen noch die Kosten für die Leistung in den einzelnen Kostenklassen festgelegt werden. Es ist dabei möglich, diese Kosten zeitlich zu begrenzen. Bitte beachten Sie jedoch, dass immer auch ein Preis ohne Ablaufdatum gesetzt sein muss.

Leistungspakete (FeePackages)

Die Angaben bei Leistungspaketen sind grundsätzlich gleich zu denen der einzelnen Leistungen. Hier müssen Sie lediglich zusätzlich die zugehörigen Leistungen angeben.

Teilnehmer-Verwaltung (Participants)

Teilnehmer bestätigen

Wenn sie einen einzelnen Teilnehmer bestätigen möchten, können sie dies nach dem öffnen des einzelnen Teilnehmers, über den Button "Approve the registration" durchführen.

Zusätzlich haben sie in der Teilnahmer-Liste die Möglichkeit, mehrere Teilnehmer auszuwählen. Über den Button "Approve selected participants" können sie dann, die ausgewählten Teilnehmer bestätigen.

Teilnehmer-Rechnungen (Invoices)

Wenn sie die Rechnung eines einzelnen Teilnehmers herunterladen möchten, können sie dies nach dem öffnen des Teilnehmers, über den Button "Download invoice" durchführen.

Zusätzlich haben sie in der Teilnahmer-Liste die Möglichkeit, mehrere Teilnehmer auszuwählen. Über den Button "Invoices of the selected participants" können sie dann, die Rechnungen der ausgewählten Teilnehmer herunterladen (gesammelt in einem Dokument).

Teilnehmer-Namensschilder (Badges)

Jeder Teilnehmer, automatisch durch seine Anmeldung, ein Namensschild mit seinem Namen für die Konferenz. Auf diesen befindet sich zudem auch die gebuchten Leistungen/Leistungspakete (in gekürzter Form -> siehe Leistungen). Wichtig: Die Namensschilder werden dem Teilnehmer, wie die Voucher, nicht zugesendet und müssen ihm somit bei der Anmeldung überreicht werden.

Wenn sie das Namensschild eines einzelnen Teilnehmers herunterladen möchten, können sie dies nach dem öffnen des Teilnehmers, über den Button "Download badge" durchführen.

Zusätzlich haben sie in der Teilnahmer-Liste die Möglichkeit, mehrere Teilnehmer auszuwählen. Über den Button "Badges of the selected participants" können sie dann, die Namensschilder der ausgewählten Teilnehmer herunterladen (gesammelt in einem Dokument).

Zudem haben sie noch die Möglichkeit, die Namensschilder aller bestätigter Teilnehmer herunterzuladen. Dies können sie über den Button "Badges of the approved participants" durchführen.

Teilnehmer-Voucher

Jeder Teilnehmer erhält für jede gebuchte Leistung (Fee) oder Leistungspaket (FeePackage) einen Voucher. Mit Hilfe dieser Voucher ist es möglich, den Eintritt zu bestimmten Veranstaltungen zu prüfen oder bestimmte Artikel nur gegen diese auszugeben. Wichtig: Die Vouchers werden dem Teilnehmer, wie die Namensschilder, nicht zugesendet und müssen ihm somit bei der Anmeldung überreicht werden.

Sie haben die Möglichkeit, diese Voucher, Teilnehmer oder Leistung/LeistungsPaket bezogen herunterzuladen. Um die Voucher eines Teilnehmers herunterzuladen, öffnen Sie zunächst den Teilnehmer. Wenn Sie diesen geöffnet haben, können Sie unter "Fees" die einzelnen Voucher oder mit den Button "Download participant vouchers" alle Voucher des Teilnehmers herunterladen.

Um die Vouchers einer Leistung/eines LeistungsPakets herunterladen möchten, öffnen Sie zunächst die Leistung/das Leistungspaket. Dort können Sie dann, über die Buttons "Download selected vouchers" oder "Download all vouchers", die benötigten Vouchers herunterladen.

Teilnehmer-Etiketten (Labels)

Sie haben die Möglichkeit über die Teilnehmer-Liste, mehrere Teilnehmer auszuwählen. Über den Button "Labels of the selected participants" können sie dann, die Etiketten der ausgewählten Teilnehmer herunterladen (gesammelt in einem Dokument).

Zudem haben sie noch die Möglichkeit, die Etiketten aller bestätigter Teilnehmer herunterzuladen. Dies können sie über den Button "Labels of the approved participants" durchführen.

Teilnehmer/Rechnung anpassen

Falls eine Änderung an einem Teilnehmer notwendig ist, kann auch dies durchgeführt werden. Dazu nach dem öffnen des Teilnehmers den Button "Edit Participant" klicken. Dort können Sie dann die Daten beliebig anpassen. Bitte beachten: Die Daten auf der Rechnung bleiben gleich, erst durch klick auf den Button "Generate new invoice" wird eine neue Rechnung generiert. Diese wird aber den Benutzer nicht automatisch zugesendet! Dem Benutzer wird jedoch in Zukunft, über den Link den er (ggf.) per Mail erhalten hat, die neue Rechnung ausgeliefert.

Downloads

Im Download-Bereich ist es möglich, Daten für die Konferenz-Webseite zu hinterlegen. Diese sind dann direkt zugänglich oder können mit einem Passwort vor unbefugten Zugriff geschützt werden.

Benutzerverwaltung (Member)

In der Benutzerverwaltung können sie die Zugriffe auf das Management ihrer Konferenz festlegen. Dabei werden zum aktuellen Zeitpunkt folgende Berechtigungstypen unterstützt:
  • admin - Hat vollen Zugriff auf alle Daten der Konferenz und kann somit auch alles bearbeiten bzw. löschen.

(Stand: 29.01.2016)

Partner

Im Bereich "Partner" ist es möglich, die Liste der Partner der Konferenz zu erweitern oder anzupassen. Die Partner tauchen dann im unteren Bereich der Konferenz-Webseite auf.

Beim erstellen oder anpassen eines Partners, müssen folgende Felder ausgefüllt werden:
  • Name: Name des Partners
  • Beschreibung (Description): Kurze Beschreibung zum Partner (wird aktuell nur intern angezeigt)
  • Link: Link zum Partner, welcher beim klick auf das Partner-Logo geöffnet wird.
  • Gewichtung (Weight): Für die Sortierung der einzelnen Partner.
  • Bild (Picture): Hier kann das Logo des Partners hochgeladen werden.

Formulare (Forms)

Im Formulare Bereich können für die Konferenzseiten beliebige Formulare zusammengestellt werden. Dies können zum Beispiel Kontakt- oder Anmeldeformulare sein.

Beim erstellen oder anpassen eines Partners, müssen folgende Felder ausgefüllt werden:
  • Name: Name des Formulars (Über diesen kann das Formular benutzt werden. Dieser muss ohne Leer- und Sonderzeichen sein.)
  • Beschreibung (Description): Beschreibung des Formulars (nur Intern)
  • Betreff der Benutzermail (Usermail - Subject): Betreff der Mail die beim absenden des Formulars an den Benutzer geht (der das Formular abgesendet hat)
  • Inhalt der Benutzermail (Usermail - Content): Inhalt der Mail die beim absenden des Formulars an den Benutzer geht (der das Formular abgesendet hat)
  • Betreff der Adminmail (Adminmail - Subject): Betreff der Mail die beim absenden des Formulars an die Admins geht
  • Inhalt der Adminmail (Adminmail - Content): Inhalt der Mail die beim absenden des Formulars an die Admins geht

Für den Inhalt der Mails können die auf der rechten Seite aufgeführten Platzhalter benutzt werden.

Wenn das Formular erstellt wurde, können in diesen die verschiedenen Felder angelegt werden. Dabei ist die Funktionalität sehr ähnlich der zusätzlichen Teilnehmerinformationen bei der Registrierung. Weitere Informationen im Bereich "Zusätzliche Teilnehmerinformationen".

Das Formular kann nun durch [formularName] in eine beliebige Seite eingebunden werden. formularName ist mit dem Name des Formulars zu ersetzen. Auf welcher Seite Sie das Formular einbinden, ist beliebig wählbar. Zudem kann auch vor oder nach dem Formular noch Text eingepflegt sein.

Im Formularbereich können auch die "Form User" eingesehen werden. Dies sind die Benutzer, welche das Formular bereits abgesendet haben. Dort ist es auch möglich, alle eingegebenen Daten des Benutzers einzusehen.
Topic revision: r8 - 30 Jun 2017, BenjaminVetter
 
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