IT-Services::CSM::Benutzerdokumentation

Übersicht (Dashboard)

Auf der Übersichtsseite einer Veranstaltung werden immer die wichtigsten Statusinformationen angezeigt. Aktuell sind dies

Grundeinstellungen (General)

Grundeinstellungen (General)

In den Grundeinstellungen können Sie die wichtigsten Informationen zu ihrer Veranstaltung hinterlegen. Dies sind aktuell:

Zahlungsabwicklung einrichten

Die Zahlungsabwicklung können sie im Bereich "Payment Settings" anpassen.

Folgende Daten sind dabei auszufüllen:

Folgende Zahlungsabwicklungen werden aktuell unterstützt:

Design (Style)

Theme

Im Theme-Menü kann das Theme der Veranstaltungsseite ausgewählt werden. Sollte Ihnen hier keins vollständig zusagen, halten Sie Rücksprache mit den Systembetreuer.

Header and Favicon

In diesem Menü können Sie einen individuellen Header, sowie ein Favicon (Seiten-Icon im Browser), für Ihre Veranstaltungswebseite hochladen.

Individualisierung (Customize)

Hier kann mit Hilfe von CSS das Theme an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

Vorlagen (Templates)

LateX-Templates

Die Vorlagen für Rechnungen und Badges werden als Latex-Dateien hinterlegt. Dabei können die aktuell aktiven Version heruntergeladen werden. Durch hochladen einer neuen Version werden diese überschrieben. Auch das bearbeiten durch ein Online-Editor ist möglich.

Weitere Informationen gibt es unter ItServicesCSMDokuLaTeX

Bitte beachten: Beim hochladen der LateX-Templates werden diese nicht auf Funktion geprüft. Daher bitte vorher gründlich prüfen, ob die Templates wirklich funktionstüchtig sind. Wenn nicht, kann es zu Fehlern während des Registrierungsprozesses oder beim abrufen der Rechnungen/Badges kommen.

Mail-Templates

Die Mail-Templates können leicht durch das klicken des "Edit"-Buttons bearbeitet werden. Innerhalb der Templates können verschiedene Variablen benutzt werden. Welche das sind und wie man sie benutzt, ist unter den jeweiligen Bearbeitungsfeld aufgeführt.

Webseiten (Sites)

In der Webseitenübersicht haben Sie die Möglichkeit, ihre angelegten Seiten zu bearbeiten und zu löschen. Zudem können Sie neue Webseiten anlegen.

Seiteneinstellungen

Webseiten verschieben

Die Webseiten können Sie ganz einfach mit der Maus in der Seitenstruktur verschieben (Drag and Drop).

Registrierung (Registration)

Grundeinstellungen

Kostenklassen verwalten (Cost Classes)

Die Kostenklassen dienen dazu, verschiedenen Personengruppen, verschiedene Preise zuzuweisen. Dies können z.B. sein: Studenten, Forscher, Mitarbeiter etc. Für jede dieser Gruppe muss eine Kostenklasse angelegt werden. Die Kosten für die einzelnen Leistungen können dann in der jeweiligen Leistung eingestellt werden.

Zusätzliche Teilnehmerinformationen (additional information)

Die zusätzlichen Teilnehmerinformationen sind Felder, welche speziell für Ihre Konferenz, vom Teilnehmer abgefragt werden. Es kann dabei zwischen folgenden Feldtypen gewählt werden:

Folgende weitere Konfigurationen müssen festgesetzt werden:

Leistungsangebot (Fees)

Das Leistungsangebot zeigt die angebotenen Leistung während einer Konferenz. Dies könnte z.B. sein: Workshops, Ausflüge, Treffen außerhalb der Konferenz, Verpflegung etc. All diese können individuell bepreist und in Leistungspakete zusammengefasst werden.

Leistungen (Fees)

Eine Leistung spiegelt einen einzelnen Kostenpunkt während eine Veranstaltung wieder. Dazu müssen folgende Angaben gemacht werden:

Leistungspakete (FeePackages)

Die Angaben bei Leistungspaketen sind grundsätzlich gleich zu denen der einzelnen Leistungen. Hier müssen Sie lediglich zusätzlich die zugehörigen Leistungen angeben.

Teilnehmer-Verwaltung (Participants)

Teilnehmer bestätigen

Wenn sie einen einzelnen Teilnehmer bestätigen möchten, können sie dies nach dem öffnen des einzelnen Teilnehmers, über den Button "Approve the registration" durchführen.

Zusätzlich haben sie in der Teilnahmer-Liste die Möglichkeit, mehrere Teilnehmer auszuwählen. Über den Button "Approve selected participants" können sie dann, die ausgewählten Teilnehmer bestätigen.

Teilnehmer-Rechnungen (Invoices)

Wenn sie die Rechnung eines einzelnen Teilnehmers herunterladen möchten, können sie dies nach dem öffnen des Teilnehmers, über den Button "Download invoice" durchführen.

Zusätzlich haben sie in der Teilnahmer-Liste die Möglichkeit, mehrere Teilnehmer auszuwählen. Über den Button "Invoices of the selected participants" können sie dann, die Rechnungen der ausgewählten Teilnehmer herunterladen (gesammelt in einem Dokument).

Teilnehmer-Namensschilder (Badges)

Jeder Teilnehmer, automatisch durch seine Anmeldung, ein Namensschild mit seinem Namen für die Konferenz. Auf diesen befindet sich zudem auch die gebuchten Leistungen/Leistungspakete (in gekürzter Form → siehe Leistungen). Wichtig: Die Namensschilder werden dem Teilnehmer, wie die Voucher, nicht zugesendet und müssen ihm somit bei der Anmeldung überreicht werden.

Wenn sie das Namensschild eines einzelnen Teilnehmers herunterladen möchten, können sie dies nach dem öffnen des Teilnehmers, über den Button "Download badge" durchführen.

Zusätzlich haben sie in der Teilnahmer-Liste die Möglichkeit, mehrere Teilnehmer auszuwählen. Über den Button "Badges of the selected participants" können sie dann, die Namensschilder der ausgewählten Teilnehmer herunterladen (gesammelt in einem Dokument).

Zudem haben sie noch die Möglichkeit, die Namensschilder aller bestätigter Teilnehmer herunterzuladen. Dies können sie über den Button "Badges of the approved participants" durchführen.

Teilnehmer-Voucher

Jeder Teilnehmer erhält für jede gebuchte Leistung (Fee) oder Leistungspaket (FeePackage) einen Voucher. Mit Hilfe dieser Voucher ist es möglich, den Eintritt zu bestimmten Veranstaltungen zu prüfen oder bestimmte Artikel nur gegen diese auszugeben. Wichtig: Die Vouchers werden dem Teilnehmer, wie die Namensschilder, nicht zugesendet und müssen ihm somit bei der Anmeldung überreicht werden.

Sie haben die Möglichkeit, diese Voucher, Teilnehmer oder Leistung/LeistungsPaket bezogen herunterzuladen. Um die Voucher eines Teilnehmers herunterzuladen, öffnen Sie zunächst den Teilnehmer. Wenn Sie diesen geöffnet haben, können Sie unter "Fees" die einzelnen Voucher oder mit den Button "Download participant vouchers" alle Voucher des Teilnehmers herunterladen.

Um die Vouchers einer Leistung/eines LeistungsPakets herunterladen möchten, öffnen Sie zunächst die Leistung/das Leistungspaket. Dort können Sie dann, über die Buttons "Download selected vouchers" oder "Download all vouchers", die benötigten Vouchers herunterladen.

Teilnehmer-Etiketten (Labels)

Sie haben die Möglichkeit über die Teilnehmer-Liste, mehrere Teilnehmer auszuwählen. Über den Button "Labels of the selected participants" können sie dann, die Etiketten der ausgewählten Teilnehmer herunterladen (gesammelt in einem Dokument).

Zudem haben sie noch die Möglichkeit, die Etiketten aller bestätigter Teilnehmer herunterzuladen. Dies können sie über den Button "Labels of the approved participants" durchführen.

Teilnehmer/Rechnung anpassen

Falls eine Änderung an einem Teilnehmer notwendig ist, kann auch dies durchgeführt werden. Dazu nach dem öffnen des Teilnehmers den Button "Edit Participant" klicken. Dort können Sie dann die Daten beliebig anpassen. Bitte beachten: Die Daten auf der Rechnung bleiben gleich, erst durch klick auf den Button "Generate new invoice" wird eine neue Rechnung generiert. Diese wird aber den Benutzer nicht automatisch zugesendet! Dem Benutzer wird jedoch in Zukunft, über den Link den er (ggf.) per Mail erhalten hat, die neue Rechnung ausgeliefert.

Downloads

Im Download-Bereich ist es möglich, Daten für die Konferenz-Webseite zu hinterlegen. Diese sind dann direkt zugänglich oder können mit einem Passwort vor unbefugten Zugriff geschützt werden.

Benutzerverwaltung (Member)

In der Benutzerverwaltung können sie die Zugriffe auf das Management ihrer Konferenz festlegen. Dabei werden zum aktuellen Zeitpunkt folgende Berechtigungstypen unterstützt:

• admin - Hat vollen Zugriff auf alle Daten der Konferenz und kann somit auch alles bearbeiten bzw. löschen.

(Stand: 29.01.2016)

Partner

Im Bereich "Partner" ist es möglich, die Liste der Partner der Konferenz zu erweitern oder anzupassen. Die Partner tauchen dann im unteren Bereich der Konferenz-Webseite auf.

Beim erstellen oder anpassen eines Partners, müssen folgende Felder ausgefüllt werden:

Formulare (Forms)

Im Formulare Bereich können für die Konferenzseiten beliebige Formulare zusammengestellt werden. Dies können zum Beispiel Kontakt- oder Anmeldeformulare sein.

Beim erstellen oder anpassen eines Partners, müssen folgende Felder ausgefüllt werden:

Für den Inhalt der Mails können die auf der rechten Seite aufgeführten Platzhalter benutzt werden.

Wenn das Formular erstellt wurde, können in diesen die verschiedenen Felder angelegt werden. Dabei ist die Funktionalität sehr ähnlich der zusätzlichen Teilnehmerinformationen bei der Registrierung. Weitere Informationen im Bereich "Zusätzliche Teilnehmerinformationen".

Das Formular kann nun durch [formularName] in eine beliebige Seite eingebunden werden. formularName ist mit dem Name des Formulars zu ersetzen. Auf welcher Seite Sie das Formular einbinden, ist beliebig wählbar. Zudem kann auch vor oder nach dem Formular noch Text eingepflegt sein.

Im Formularbereich können auch die "Form User" eingesehen werden. Dies sind die Benutzer, welche das Formular bereits abgesendet haben. Dort ist es auch möglich, alle eingegebenen Daten des Benutzers einzusehen.