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Mittwoch, 2. Oktober 2019


Fachbereich Mathematik und Informatik, IT-Dienst


IT-Services::CSM

Das Konferenz Seiten Management ist ein System zur Präsentation und Durchführung von Konferenzen und Veranstaltungen.

IT-Services::CSM - Funktionsumfang

Das Konferenz Seiten Management bietet eine Vielzahl von Funktionen zur einfachen Verwaltung seiner Veranstaltung.

Wie in bekannten Content Management Systemen können auch im Konferenz Seiten Management Seiten ganz einfach angelegt, bearbeitet und gelöscht werden. Dabei ist die Bearbeitung mit Hilfe eines WYSIWYG-Editor möglich. Auf Wunsch können die erstellen Seiten vorerst im Entwurfs-Modus gehalten werden, so dass sie erst bei Fertigstellung für die Öffentlichkeit bereitstehen. Zudem kann auch darüber entschieden werden, ob ein Menüeintrag anzeigt werden soll oder die Seiten lediglich über direkte Verlinkung weiterverbreitet werden.

Das Hauptmerkmal des Systems liegt darin, dass es Teilnehmerregistrierungen abwickeln kann. Dazu zählt die Aufnahme der Basisdaten, der Buchungsdaten und von zusätzlichen Angaben. Die benötigten Daten können nach belieben konfiguriert werden:
  • Basisdaten - Sind bei jeder Registrierung gleich und enthalten neben der Adresse des Teilnehmers auch die Rechnungsanschrift (da dieser unterschiedlich sein kann).
  • Buchungsdaten - Die zu buchenden Posten können beliebig zusammengestellt und konfiguriert werden. Es ist dabei auch möglich Pakete zum Vergünstigen Preis anzubieten.
  • zusätzliche Angaben - Neben des Basisdaten können beliebige weitere "Felder" erstellt werden, welche der Benutzer auszufüllen hat.
Kosten für bestimmte Posten können im System für verschiedene Benutzergruppen (z.B. Normal, Studenten, Professoren) festgelegt werden. Zudem können diese auch auf bestimmte Zeitspannen eingegrenzt werden (z.B. für Early Bird).

Nach der Registrierung eines Teilnehmers wird zunächst eine Mail mit einer Bestätigung an diesen verschickt. Wenn nun ein berechtigter Benutzer diese Zahlung freischaltet, wird dem entsprechenden Benutzer ein Link zur generierten Rechnung zu gesendet. Natürlich kann diese Rechnung von berechtigten Benutzern auch jederzeit eingesehen werden (auch bereits vor der Freischaltung der Zahlung). Das Aussehen der Rechnung kann per Template von jedem Veranstalter für jede Konferenz separat angepasst werden.

Wie auch Rechnungen, werden mit der Registrierung eines Benutzers automatisch Namensschilder erstellt. Diese können ausschließlich von berechtigten Personen im Management-Bereich heruntergeladen werden. Es ist dabei auch möglich, diese als Liste zum Ausdruck herunterzuladen. Das Template für die Namensschilder kann dabei von jedem Veranstalter für jede Konferenz separat angepasst werden.

Für jeden angelegten "Zahlungsposten" ist es möglich Voucher anzurufen. Diese Voucher beinhalten neben den Namen, Posten und die Anzahl der Buchungen auch einen Sicherheitscode. Mit Hilfe dieses Sicherheitscodes kann die Gültigkeit des Vouchers geprüft werden. Zudem ist dieser auch als QR-Code angegeben, so dass mit Hilfe eines QR-fähiges Smartphones, die Gültigkeit direkt Mobil getestet werden kann.

Natürlich ist es bei Konferenzen wichtig, mit den Teilnehmern in Kontakt zu bleiben und diesen die wichtigsten Neuigkeiten direkt per Mail mitzuteilen. Dies ist mit Hilfe der Rundmail-Funktion, sehr einfach möglich. Dabei kann zwischen HTML- und Plain-Mails beliebig gewählt werden. Es ist auch möglich, lediglich einzelne Teilnehmer auszuwählen und diesen die Rundmail zukommen zu lassen.

Während einer Konferenz soll den Teilnehmern oft Material zur Verfügung gestellt werden, welches sie über die Konferenzseite herunterladen können. Dies ist mit dem System genauso problemlos möglich, wie das absichern diese Daten mit einem Passwort. So kann der Zugriff bei Bedarf auf bestimmte Teilnehmer eingeschränkt werden.

IT-Services::CSM - Weiterentwicklung des Systems

Das System wird kontinuierlich weiterentwickelt, so dass möglich eine Vielzahl an Konferenz-Szenarien abgedeckt werden kann.

IT-Services::CSM - Demo-Zugang

Ein Demo-Zugang ist über das Demosystem verfügbar. Dafür können Sie sich einfach unter https://demo.conference.imp.fu-berlin.de/management/ einloggen und eine Konferenz anlegen.

IT-Services::CSM - Benutzung des Konferenz Seiten Managements

Wenn Sie nun Interesse am System haben, melde Sie sich bei uns (support-conference@mi.fu-berlin.de). In einem Termin kann geprüft werden, ob die von Ihnen geplante Veranstaltung, mit unserem System durchgeführt werden kann.

IT-Services::CSM - Benutzerdokumentation

Die Benutzerdokumentation zum Konferenz Seiten Management finden Sie HIER. Oft gestellte Fragen und Antworten, können Sie HIER einsehen.

IT-Services::CSM - Fragen zum System

Fragen zum System können an support-conference@mi.fu-berlin.de gesendet werden.
Topic revision: r6 - 31 Oct 2018, UlrichReitebuch
 
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