IT-Services::Telefonie

Auf dieser Seite stellen wir Ihnen Informationen zur Ablösung der alten (Siemens-)Telefonanlage durch die neuen (Cisco-)VoIP-Telefonanlage zur Verfügung und versuchen gleichzeitig, die gängigsten Fragen zu beantworten, die sich in diesem Zusammenhang ergeben.

IT-Services::Telefonie - Die neuen Telefone und Zuordnung von Rufnummern

Jede Mitarbeiterin/jeder Mitarbeiter erhält eine persönliche Rufnummer und eine persönliche Faxnummer.
Jedes Büro am Fachbereich wird nach der Umstellung über mindestens einen Telefonapparat verfügen. Bei weitergehendem Bedarf können zusätzliche Apparate auf Anfrage aufgestellt werden. (Entsprechende Bestellungen bitte per E-Mail an telefonie@imp.fu-berlin.de senden.) Lieferzeit: ca. 1 Woche

Folgende Typen von Telefonen gibt es, und so werden sie gemäß Dekanatsbeschluss am Fachbereich verteilt:

Telefontyp	Personengruppen	Dokumentation
CISCO 8961 BUSINESS	Profs, SoMis, unbefristete MitarbeiterInnen	Cisco-8961.pdf
CISCO 6941 STANDARD	WiMis, befristete MitarbeiterInnen	Cisco-6941.pdf
CISCO 6901 BASIS	nicht personengebundene Telefone (Sonderräume)

Es sind nach jetzigem Stand persönlichen Telefone ausschließlich für Profs, SoMis und unbefristete MitarbeiterInnen vorgesehen. Alle WiMi-Räume werden mit Funktionsapparaten ausgestattet.

Die Tabelle mit den Rufnummernzuordnungen, Standorten, Funktionsapparaten und den vorgesehenen Telefontypen können Sie hier einsehen (nur für Angehörige des FB Mathematik und Informatik nach Authentifizierung abrufbar).

Kosten:

IT-Services::Telefonie - FAX-Geräte

Die klassischen FAX-Geräte funktionieren an der FU-Telefonanlage nicht mehr, da die analoge Übertragungstechnik an der FU mit der Umstellung auf die neue Telefonanlage abgeschaltet wurde! Als Ersatz betreibt die Freie Universität Berlin ein zentrales E-Mail-FAX-Gateway.

Folgende FAX-Möglichkeiten gibt es seit der Telefonanlagen-Umstellung für die BenutzerInnen mit persönlicher FU-Telefonnummer:

• Fax-Versand
  • Faxe können per E-Mail an das zentrale FAX-Gateway der FU verschickt werden
• Fax-Empfang
  • Faxe können über das zentrale FAX-Gateway der FU empfangen werden und werden dann per E-Mail (Anhang) in das der Faxnummer zugeordnete E-Mail-Postfach zugestellt . Dazu erhält jedeR Telefonie-Benutzende eine eigene FAX-Nummer, die der eigenen internen FU-Rufnummer mit dem Präfix '4' entspricht (Beispiel: FU-Telefonnummer -75000, zugehörige Faxnummer -475000)
• Jede Arbeitsgruppe am Fachbereich erhält eine Gruppenmailbox mit zugehöriger eigener neuer Faxnummer (näheres im Abschnitt neue Gruppenmailboxen). Hier können Faxe an die Gruppe empfangen werden. Wenn darüber in traditionellem Sinne auch gesendet werden soll, dann muss ein neues Multifunktionsgerät über den IT-Dienst beschafft werden. Dieses lässt sich konfigurieren und betreiben wie ein klassisches FAX-Gerät.

IT-Services::Telefonie - neue Gruppenmailboxen

Jede Arbeitsgruppe des Fachbereiches erhält eine Gruppenmailbox mit Telefonnummer, resultierender Faxnummer (= '4' + Telefonnr.) und E-Mail-Adresse. Hierüber können dann Faxe an zentralen Geräten gesendet und über die Gruppenmailbox empfangen werden.

• Diese Ruf- bzw. Faxnummer ist üblicherweise die Funktionsrufnummer des Sekretariates, damit das Sekretariat unabhängig von einer Person ist - also als Rolle implementiert ist.
• Bestimmte MitarbeiterInnen einer AG können sich in diese Nummer einbuchen (lassen) - z.B. Sekretärin, AG-Leiterin -, um beispielsweise als Vertretung zu fungieren.

Die Tabelle mit den Gruppenmailboxen und einer eventuellen Weiterleitung der bisherigen Faxrufnummer können Sie hier einsehen (nur für Angehörige des FB Mathematik und Informatik nach Authentifizierung abrufbar)

Hinweise zum Zugriff auf die Gruppenmailboxen findet man hier

IT-Services::Telefonie - Chronologie der Umstellung

Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die geplanten/realisierten Termine der einzelnen Phasen der Telefon-Umstellung:

Datum	Status	Arbeiten
bis 12.11.2014		Erhebung der aktuellen Telefon- und Mitarbeitendenliste
bis 28.04.2015		Kontrolle und Aufbereitung der erhobenen Umstellungslisten
29.04.2015		Lieferung der Umstellungslisten an die AG Netze der ZEDAT
06.05.2015		Terminfestlegung für Netz-Umbau durch AG Netze der ZEDAT
11.05.2015		Austausch der Netzwerk-Switches in der Arnimallee 6 und Arnimallee 2/Villa
12.05.2015		Austausch der Netzwerk-Switches in der Takustr. 9 und der Königin-Luise-Str. 24/26
13.05.2015		Austausch der Netzwerk-Switches in der Arnimallee 3, 5 und 7
20.05.2015		Austausch der Netzwerk-Switches in der Fabeckstr. 15
ab 18.05.2015		Lieferung, Aufstellung und Anschluss der neuen Cisco-Telefone durch die Telekom
ab 19.05.2015		Aktivierung der neuen Cisco-Telefone und Deaktivierung der alten Siemens-Telefone
21.-22.05.2015		Einsammeln der alten Siemens-Telefone
ab 22.05.2015		Nacharbeiten, Fehlerkorrektur
06. Oktober 2015		Zuweisen und Aktivieren der noch fehlenden pers. Rufnummern für alle Mitarbeitenden (erfolgt durch die ZEDAT)

IT-Services::Telefonie - FAQ

? Was muss ich tun bzw. wohin soll ich mich wenden, wenn ich einen Telefonapparat benötige, einen Display-Eintrag ändern lassen will o.ä.?

! Damit der Fachbereich den Überblick behält und auch längerfristig eine einheitliche Vorgehensweise/Ausstattung am Fachbereich in Sachen Telefone gewährleistet ist, müssen alle Telefon-Bestellungen über den IT-Beauftragten des Fachbereiches abgewickelt bzw. von ihm autorisiert werden. Dazu wurde eine spezielle E-Mail-Adresse 'telefonie@imp.fu-berlin.de' eingerichtet, an die entsprechende Anfragen oder Bestellungen geschickt werden müssen.

? Über das Telefonie-Portal http://fon.fu-berlin.de kann ich nur die erste Schnellwahltaste belegen, die anderen drei werden nach Klick auf “Sichern” wieder gelöscht?!

! Die Eingabemaske/die Webseite ist offenbar sehr "empfindlich" und mag z.B. keine Zeichen außer Ziffern in den 'Rufnummer'-Feldern. Es sind auch keine '-', '+' oder '/' oder Klammern in den Rufnummern möglich, nicht mal Leerzeichen! Wenn man so eine "Nicht-Ziffer" in eines der Rufnummern-Felder eingibt, wird die betreffende Schnellwahl-Zeile im Portal komplett gelöscht.

? Kann ich eine Umleitung zu einer externen Rufnummer (z.B. einer Mobilfunknummer) einrichten? Oder sind nur FU-interne Nummern als Weiterleitungsziel erlaubt?

! In Selbstbedienung (über das ZEDAT-Portal) können nur Rufumleitungen auf FU-*interne* Telefonnummern eingerichtet werden. Rufumleitungen nach extern müssen wegen der damit potentiell verbundenen Gesprächskosten vom jeweiligen Kostenstellenverantwortlichen für den betreffenden Telefonanschluss bestellt werden (eine formlose E-Mail der betreffenden Person an 'fon@fu-berlin.de' unter Angabe des Anschlusses, für den die Weiterleitung eingerichtet werden soll, und der - externen - Zielrufnummer für die Weiterleitung reicht)

? Wie kann ich, wenn ich neben einer persönlichen Rufnummer auch noch eine Funktionsnummer auf meinem Telefonapparat habe, festlegen, mit welche "Absender-Rufnummer" ich abgehende Anrufe tätige, also welche Nummer beim Angerufenen als meine Nummer angezeigt wird?

! Drücken der Taste neben der jeweiligen Rufnummer aktiviert bis auf weiteres diese als Anruferkennung.

? Wie kann ich bei abgehenden Telefonaten die Übermittlung meiner Rufnummer an die/den Angerufene/-n unterbinden?

! '3' vor der Zielrufnummer wählen.

? Welche Dokumenten-Formate unterstützt das Mail2Fax-Gateway der FU, über das man jetzt noch Faxe verschicken kann? D.h. was für Anhänge kann ich per E-Mail zwecks Weiterfaxen an den Server senden?

! Der Faxserver kann eigentlich mit ziemlich vielen Formaten umgehen, er "versteht" unter anderem die Grafik-Formate PNG, TIFF und JPEG und die Dokumenten-Formate PDF, DOC, DOCX (MS Word), RTF und TXT.

? Wie kann ich eine Anrufweiterleitung auf eine externe Telefonnummer (z.B. eine Mobilfunknummer) einrichten?

! Da eine solche Weiterleitung potentiell erhebliche Kosten für die FU verursachen kann, ist diese Möglichkeit standardmäßig nicht freigeschaltet. Sie muss beim TK-Service der FU von der/dem Kostenstellenverantwortlichen des betreffenden Anschlusses bestellt werden. Nach erfolgter Freischaltung kann man dann auch externe Rufnummern als Umleitungsziel (entweder am Telefonapparat selbst oder in den persönlichen Telefonie-Einstellungen im ZEDAT-Portal) eintragen.

? Vor Privatgesprächen musste man doch die '20' vorwählen. - Wenn ich die Ziffern jetzt wähle, bekomme ich eine Fehleransage. Wie führe ich korrekt ein Privatgespräch über die neue Telefonanlage?

! Die aktuelle Fassung der relevanten http://www.fu-berlin.de/service/zuvdocs/personal/2015/dv-01-2015-telefonabrechnung.pdf hat den Punkt mit der vorzuwählenden '20' für ungültig erklärt. Privatgespräche dürfen also mittlerweile ohne gesonderte Kenntlichmachung erfolgen. Die Telefon-FAQ der ZEDAT ist in dem Punkt noch nicht aktualisiert (Stand 2015-10-15).

Dokumentationsmaterial der ZEDAT ("Schnelleinstieg")

Webschnittstelle für persönliche Einstellungen (erst ab der Aktivierung des neuen Telefons und nur für persönliche Telefone verfügbar!):

Telefonie-FAQ der ZEDAT

IT-Services::Telefonie - Anleitungen und weiterführende Links

Abschließend finden Sie hier eine Übersicht aller zum Thema verfügbaren Anleitungen.

Anleitungen für Telefonie		weiterführende Links
Kurzanleitung Cisco 8961 BUSINESS		Typen von Telefonen
Kurzanleitung Cisco 6941 STANDARD		ZEDAT-Telefoniewebseite