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Ausführliche Hinweise zu Beschaffungen von IT-Geräten

In der letzten Zeit haben sich Änderungen bei den Beschaffungen ergeben. Gleichzeitig stellen wir fest, daß einige Vorschriften nicht bekannt sind. Wir fassen sie deshalb in dieser Darstellung zusammen und nutzen die Gelegenheit, die Handhabung an unserem Fachbereich zu beschreiben. Die wichtigsten FU-Rundschreiben werden angeführt. Eine Vollständigkeit wird nicht angestrebt. Eine Übersicht über die relevanten FU-Rundschreiben finden Interessenten unter den beiden Adressen am Ende dieser Seite. Der eilige Leser sollte mindestens den Bestellungsablauf durchlesen.

Bei IT-Bestellungen müssen folgende Punkte für Beschaffungen und Einsatz beachtet werden:

1. Vorgaben für Beschaffungen im Öffentlichen Dienst einschließlich Universitäten
2. FU-interne Vorgaben
3. Inventarisierung (Pflicht bei IT Service)
4. FU-konforme Inbetriebnahme (Sicherheit)
5. Einbeziehung der IT-Beauftragen der Fachbereiche

Die Vorgaben durch Punkt a. (Stichwort „Vergaben nach VOL/A“) werden in FU-Rundschreiben umgesetzt und durch b – e ergänzt. Hierbei wird der IT-Service auch bei Beschaffungen innerhalb von Arbeitsgruppen eingebunden.

Ziel ist eine Vereinfachung der Bestellvorgänge unter Einhaltung der Vorschriften. Einige (kleinere) Standardanschaffungen können von den Arbeitsgruppen selbst durchgeführt werden. Dabei beraten wir Sie gerne. Alle weiteren Beschaffungen erfolgen durch den IT-Service.

Für die Beschaffung und den Einsatz von IT-Geräten wird auf die FU-RundschreibenHide

• FU-Rundschreiben V 02/12 vom 08.03.2012: Beschaffung von PC-Standardkomponenten (Desktop PC, Workstation PC, Notebooks, Monitore, Drucker, Multifunktionsgeräte und Zubehör)
• FU-Rundschreiben V 05/2012 vom 30.05.2012: IT-Sicherheitsrichtlinie der Freien Universität Berlin mit Anlage IT-Sicherheitsrichtlinie der Freien Universität Berlin
• FU-Rundschreiben V 05/10 vom 20.09.2010: Handlungsleitfaden: Realisierung von IT-Projekten (überarbeitete Version)
• Anlage zum FU-Rundschreiben V 05/10 vom 20.09.2010: Handlungsleitfaden: Realisierung von IT-Projekten (überarbeitete Version) (nur intern)
• FU-Rundschreiben V 07/09 vom 23.11.2009: Handlungsleitfaden: Einbindung des IT-Beauftragten in wichtige Prozesse eines Fachbereichs (nur intern)
• FU-Rundschreiben V 06/09 vom 15.07.2009: IT-Organisationsrichtlinie der Freien Universität Berlin (nur intern)
• FU-Rundschreiben V 05/2004 vom 26.04.2004: Beschaffung von IT-Standardkomponenten (PC´s, PC-Peripherie, Zubehör)

 verwiesen. Aus ihnen folgt:

Grundsätzlich sind IT-Beschaffungen mit den IT-Beauftragten (frühere Bezeichnung: IT-Verantwortlichen) in den jeweiligen Bereichen abzustimmen und die von der ZEDAT und den IT-Beauftragten gesetzten Standards im IT-Beschaffungswesen einzuhalten. Auf unseren Fachbereich Mathematik und Informatik bezogen, bedeutet dies konkret:

1. Am Fachbereich Mathematik und Informatik werden alle IT-Beschaffungen vom IT-Service durchgeführt (Ausnahmen s. unten). Er unterstützt und berät Sie in allen Fragen rund um IT-Beschaffungen und führt die Bestellungen in Abstimmung mit dem Wirtschaftsbefugten (in der Regel der Kostenstellenverantwortlichen oder dessen Vertretung), Projektleiter oder Sekretariate durch.
2. Unabhängig von der Finanzierungsart gilt diese Regelung für alle Beschaffungen sowohl aus Haushalts- und Drittmittel als auch Fördermittel im Rahmen des Förderungsprogramms EXIST und profund - kurz alle Mittel, die von der FU verwaltet werden.
3. Vorrangig hat die Bedarfsdeckung über BIOS zu erfolgen.
4. Kleineinkäufe/Handeinkäufe außerhalb von BIOS können nur nach Rücksprache mit der IT und Beratung durch die IT über den Wirtschaftsbefugten (s.o.), Projektleiter, Sekretariate selbständig besorgt werden. Dabei sind die Haushaltsvorschriften (s.u.) einzuhalten.
   
   Anmerkung: Jede Kostenrückerstattung hat einen Verwaltungsaufwand von ca. einer Arbeitsstunde zur Folge. Dies entspricht einem Kostenaufwand von ca. 30,-€ zusätzlich zum Handeinkauf. Deshalb sind diese Einkäufe möglichst zu vermeiden!
   
   
5. Bei Selbsteinkäufen werden Rechnungskopien von der IT für eventuelle spätere Reparaturen benötigt.
6. Arbeitsgruppenspezifische Beschaffungen z.B. elektronische Bauteile sollen die AGs nach Absprache mit der IT selbständig besorgen.
7. Geräte ab 150 Euro müssen inventarisiert werden und werden in erster Linie von der IT besorgt. Werden sie nach Absprache mit der IT von den AGs angeschafft, benötigt die IT auf jeden Fall die Inventardaten.
   Unabhängig vom Preis muß die Einsetzbarkeit auf einem bestimmten Rechner vorher mit dem IT-Service geklärt werden.
8. Software ab 150 Euro ist ebenfalls zu inventarisieren. Hinsichtlich der Beschaffung gilt die Vorgehensweise wie bei Punkt 7 erwähnt.
   Unabhängig vom Preis muß die Einsetzbarkeit auf einem bestimmten Rechner und Betriebssystem vorher mit dem IT-Service geklärt werden. Sicherheitsaspekte sind zu beachten.
9. Verbrauchsmaterial kann übers BIOS bestellt werden. Nach Möglichkeit sind wieder aufgefüllte Tintenpatronen und Tonerkartuschen zu vermeiden. Die Ausgaben für Druckerverbrauchskosten sollten im eigenen Interesse dem IT-Service mitgeteilt werden (Weiteres s. Ausblick).

Auch wenn nach Absprache mit dem IT-Service die Bestellungen von den AGs selber durchgeführt werden, müssen die Haushaltsvorschriften beachtet werden. Einen schnellen Überblick vermittelt die Anlage zum FU-Rundschreiben H 05/2012. Weitere FU-RundschreibenHide

• Aktuelle Zusätzliche Vertragsbedingungen der Freien Universität Berlin für die Ausführung von Leistungen (ausgenommen Bauleistungen) - Stand: 09. August 2013 “
• FU-Rundschreiben H 05/2012 vom 10.07.2013: Vergaben; Änderungen Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz vom 16.06.2012 mit Anlage „Übersicht der Auftragswerte/ Schwellenwerte sowie rechtliche Vorgaben zu den notwendigen Erklärungen von Lieferungen und Leistungen“
• FU-Rundschreiben H 04/2012 vom 29.05.2012: Vergaben nach VOL/ A; Schwellenwerte und Grundlagen der Vergaben mit Anlage „Übersicht der Auftragswerte/ Schwellenwerte sowie rechtliche Vorgaben zu den notwendigen Erklärungen von Lieferungen und Leistungen“
• FU-Rundschreiben H 03/2011 vom 29.06.2011: Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz/ Umgang mit Tariftreue und Mindestentlohnung, Sozialversicherungsbeiträge
• FU-Rundschreiben H 01/2009 vom 13.01.2010: Vergaben nach VOL/A

 vertiefen die Thematik.

Der Aufwand richtet sich nach dem Auftragsvolumen. Es beginnt mit der „Freihändigen Vergabe“ nach formlosem Preisvergleich, geht weiter mit der „Freihändigen Vergabe“ nach Einholung von mindestens 3 Angeboten (Kopien von Webseiten reichen nicht aus!) und endet bei Ausschreibungen. Zusätzlich zu den Preisangaben sind auch noch verpflichtende Abforderungen/Erklärungen seitens des Anbieters abzugeben.

Bitte beachten Sie bei eigenständiger Planung, Kauf und Einsatz außerdem das FU-Rundschreiben V 05/2012 vom 30.05.2012.Hide

• FU-Rundschreiben V 05/2012 vom 30.05.2012: IT-Sicherheitsrichtlinie der Freien Universität Berlin mit Anlage IT-Sicherheitsrichtlinie der Freien Universität Berlin Der Einsatz kann aber nur in Absprache mit dem IT-Service erfolgen. Deshalb empfehlen wir Ihnen, die Arbeit an den IT-Service abzugeben.

Bestellungsablauf

1. Anmeldungen
   Schicken Sie Ihre Anfragen/Aufträge per Mail an mailto:support@mi.fu-berlin.de. Dann wird Ihre Mail in unserem Auftragssystem vermerkt, Sie bekommen eine automatische Rückmeldung mit der Bearbeitungsnummer, unter der der Vorgang registriert ist. Wesentlicher Vorteil ist, daß die Anfrage auch im Falle der Abwesenheit eines Bearbeiters von seinen Kollegen gesehen werden kann und sie darauf reagieren können.
   
   Antworten oder Nachfragen bitte mit Reply auf diese erste automatische Antwort oder folgende Mails bearbeiten. Dann wird sie ebenfalls in den Vorgang eingereiht. Sie können dann den Vorgang auch einsehen.
   
   
2. Finanzierung
   Spätestens zum Zeitpunkt der Bestellung werden Angaben über die Finanzierung benötigt. Geben Sie möglichst frühzeitig an, woraus die Bezahlung erfolgen kann (Leistungsmittel, Berufungsmittel, Drittmittel, Sondermittel aus Zielvereinbarungen oder FNK, Profundmittel , ….). Die Mittel sollten auch rechtzeitig zur Verfügung stehen. Im Einzelfall sind sie noch zu budgetieren.
   
   
3. Software
   Bei Rechnerbestellungen könnte auch gleich die Software angegeben werden, die installiert werden soll. Eventuell ist sie nicht vorhanden und muß erst noch besorgt, vielleicht auch gekauft werden. Bei teurer Software ist auch die Einbeziehung weiterer interner Interessenten sinnvoll, um kostengünstig größere Volumina beschaffen zu können.
   
   
4. Standort und Benutzerangaben
   Diese Angaben benötigen wir für die Aufstellung. Details sind häufig mit dem Benutzer zu klären.

Bei größeren Beschaffungen ist frühzeitig die IT zu informier. Für die Festlegung der Ausstattung ist genügend Zeit einzuplanen, bevor die Beschaffung nach den erwähnten Vergaberechten durchgeführt werden kann, was auch länger dauert. Ausblick

Für das Benutzerportal vom Fachbereich sind geplant:

• Erfassung von Beschaffungen von Verbrauchsmaterial für Drucker
  Das Aufkommen des Druckvolumens und die Kosten werden nach Arbeitsgruppen getrennt erfaßt. Eigene Beschaffungen von Druckerverbrauchsmaterial wird dagegen gerechnet. Deshalb ist es im Interesse der Arbeitsgruppen, diese Zahlen einzutragen.

• Eine Übersicht über das Inventar der jeweiligen Gruppen mit der Möglichkeit, neue Geräte hinzuzufügen.

Hinweise

Unter dem ersten Link sind Rundschreiben zum Haushalt und zur IT seit 2002 und unter dem zweiten die IT-Rundschreiben vom CIO angeführt:

FU-Rundschreiben http://www.fu-berlin.de/service/zuvdocs/fu-rundschreiben/
IT-Rundschreiben http://www.fu-berlin.de/sites/cio/IT-Rundschreiben/index.html