Fachbereich Mathematik und Informatik, IT-Dienst

Beschaffung

Beschaffungen über den IT-Dienst ab 2023

Der IT-Dienst unterstützt ihre Nutzer bei der Beschaffung von Basishardware. Dabei müssen folgende Anschaffungen grundsätzlich über uns abgewickelt werden. Zur Bestellung benutzen Sie bitte nachfolgend verlinkte Formulare:

• Desktop-Rechner & Workstations
• Laptops (& Docking Stations)
• Macs:
  • iMac/Mac-mini
  • MacBook Air
  • MacBook Pro
• Displays (Monitore)
• Aufrüstungen für o.g. Hardwarekategorien
• Drucker & Toner & Standard A4 Papier (aus Palettenbestellung)
• Software
• Server, Storage
• Netzwerkausstattung

Zubehör und alles andere muss durch die Arbeitsgruppe selbst beschafft werden.

Anträge auf Auslagenerstattung für IT-Beschaffungen, die außerhalb von UniKat getätigt wurden und nicht vorab mit dem IT-Dienst abgestimmt wurden, werden weiterhin abgelehnt. Um eine Erstattung zu erhalten, muss der Erstattungsantrag (bei Auslagen) von uns vor der Beschaffung mitgezeichnet werden.

Ist für eine IT-Bestellung aus einer der o.g. Kategorien kein Formular verfügbar, dann senden Sie bitte eine detaillierte Anfrage per E-Mail an support@mi.fu-berlin.de

Hintergrundinfos zur Beschaffung

Die Vergabe von Lieferungen und Leistungen (Beschaffungen) erfolgt im Wesentlichen auf der Grundlage der "Verdingungsordnung für Leistungen (VOL)", von Rundschreiben der zuständigen Senatsverwaltungen zum öffentlichen Auftragswesen und von ergänzenden FU-internen Haushalts- und Verwaltungsregelungen. Die Beschaffungsmaßnahmen werden von uns in enger Abstimmung mit der Fachbereichsverwaltung durchgeführt.

Wir begleiten die Grundhardwarebeschaffung bis hin zur Einrichtung und Aufstellung des Geräts und anschließend im Zuge des regulären Supports.

Kriterien

Dabei werden von uns mehrere Kriterien zur Beschaffung vorab geklärt:

1. Integration: Ist das zu kaufende Gerät kompatibel mit der vorhandenen Anlage?
2. Wartung: Ist das Gerät mit vertretbarem Aufwand zu pflegen?
3. Qualität: Ihr Gerät soll lange funktionieren und zumindest in der Garantiezeit keine Probleme machen. Durch Evaluation von Hard- und Software sowie Erfahrung versuchen wir, qualitativ hochwertige Systeme für Sie bereitzustellen.
4. Garantie/Support: Wir versuchen Ihnen und uns das Leben mit Ihrer Hard- und Software so einfach wie möglich zu machen. Daher bemühen wir uns, von den Anbietern bestmögliche Supportleistungen zu erhalten und nehmen dies als ein gewichtiges Kaufargument. Auch die Langzeitverfügbarkeit von Ersatzteilen ist für uns ein Thema.
5. Kosten der Beschaffung: Die Vorschriften über die Vergabe von Lieferungen und Leistungen sehen auch die Zusammenfassung gleichartigen Bedarfs und Sammelbestellungen vor. In der Regel bieten Bewerber auf derartige Ausschreibungen Rabattstaffeln, Volumentarife und ähnliche Preisnachlässe auf so genannte Listenpreise an. Die hier erzielbaren Einsparungen sind erheblich. Dies funktioniert am besten mittels einer vorausschauenden Planung ihrerseits und manchmal ein wenig Geduld, bis sich das Bestellvolumen bis in den rabattfähigen Bereich erhöht hat.

Ein weiterer, wichtiger Aspekt unserer Beschaffungsunterstützung ist, dass wir für Sie auch die Ablage der Garantieunterlagen sowie die Abwicklung von Reparaturen übernehmen. Dies führt uns dann in das Gebiet des Lifecycle Managements.

Arbeitsgruppen

Arbeitsgruppen verfügen im Allgemeinen über spezifische Sachmittel, seien es Berufungsmittel, Drittmittel o. ä. Daher benötigen wir bei Beschaffungen stets die Angaben, über welche Buchungskonten oder Sondermittel Ihre Beschaffung durchgeführt werden soll.

Infrastruktur

Die IT-Abteilung betreibt von sich aus Rechnerpools für Studenten und fachbereichsöffentliche Drucker. Dafür stehen der IT-Abteilung und der Zentralen Datenverarbeitung der FU-Berlin (ZEDAT) Infrastrukturmittel zur Verfügung. Alle Infrastrukturleistungen, die über den aktuell gesetzten Standard hinaus gehen, müssen von den jeweiligen Arbeitsgruppen getragen werden.

Netze & Server

Ein besonderer Teil der Infrastruktur am Fachbereich Mathematik und Informatik ist das Rechnernetz und dort speziell der Bereich der Netzwerkkomponenten. Die ZEDAT und die IT-Abteilung des Fachbereichs versorgen jeden am Fachbereich befindlichen Universitätsrechner derzeit mit 1 GBit/s Datennetz auf Ethernetbasis. Zusätzlich ist mit hoher Flächendeckung ein Funknetz mit 867 MBit/s Maximalbandbreite verfügbar. Diese Leistungen wird inzwischen von der ZEDAT betrieben. Es gilt wieder: Bei stärkerem Bedarf müssen die beteiligten Arbeitsgruppen sich am Ausbau des Netzes beteiligen.

Dies gilt speziell auch für Server soweit keine Anschlusskapazitäten mehr verfügbar sind.

Zur Absicherung von Serversystemen bevorzugt die IT-Abteilung den Einsatz von unterbrechungsfreien Stromversorgungen. Im Hardwarebereich der Servertechnik sind je nach Verfügbarkeitswunsch und verfügbaren Sachmitteln generell die Vorgaben der IT-Abteilung zu beachten, da schlecht gewählte Hardwarekomponenten im Servereinsatz zu beachtlichen Wartungskosten und damit einer deutlichen Erhöhung der Betriebskosten führen - ganz abgesehen von der down-time Ihres Servers.

Software

Die Softwarebeschaffung bzw. -ausstattung unterteilt sich in mehrere Teilbereiche:

1. Rahmenverträge,
2. akademische Sonderabkommen,
3. extern eingekaufte Software (normale Beschaffungsunterstützung),
4. freie Software.

Rahmenverträge

Der ZEDAT-Benutzerservice hat für die FU-Berlin mit diversen Softwareanbietern Rahmenverträge abgeschlossen. Enthalten sind u. a. Produkte der Firmen Adobe, Microsoft, Affinity, MAXQDA, Sophos, etc.

Akademische Sonderabkommen

Die ZEDAT hat für die MINT-Studiengänge der FU-Berlin mit Microsoft einen Vertrag zur Bereitstellung im akademischen Bereich: Imagine Premium (wenn sich der Name nicht schon wieder geändert hat). Durch dieses Abkommen gedeckt, können berechtigte Benutzer des Fachbereichs Mathematik und Informatik Software-Produkte von Microsoft, die der Forschung und Entwicklung dienen und auch dafür eingesetzt werden, frei verwenden. Näheres siehe hierzu in dem o.g. Link.

Extern eingekaufte Software

Bei Software, die nicht in den o.g. Portfolios enthalten ist, wird nach den normalen Regeln der "Verdingungsordnung für Leistungen (VOL)" eine Beschaffung durchgeführt.

Freie Software

Generell versucht die IT-Abteilung freie oder Open-Source-Software einzusetzen. Darin inbegriffen ist natürlich auch das Betriebssystem Linux, welches im Augenblick ca. 50 % der insgesamt installierten Systeme ausmacht.