Dienstreisen

***Neue Richtlinie und Formulare ab 01.01.18***

Bitte beachten Sie die Neuerungen. Die Informationen und Links auf dieser Seite sind entsprechend aktualisiert.

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Der Antrag und die Abrechnung einer Dienstreise verlaufen in folgenden Schritten:

 

Vor der Reise:

1. Absprache der Reise mit dem/der Betreuer*in / Vorgesetzten.

Achtung: Falls privater Aufenthalt angehängt wird, beachten Sie bitte die Hinweise!

2. Informelle Anfrage in der Geschäftsstelle (bettina.junkes@fu-berlin.de), ob ausreichend Mittel vorhanden sind bzw. aus welchen Mitteln die Reise gezahlt werden kann.

3. Einsenden des vollständig ausgefüllten Formulars „Dienstreiseantrag“ an die Geschäftsstelle (über Sekretarität der AG).

Das entsprechende Formular finden Sie hier.

4. Das Formular wird, falls nicht aus Drittmitteln finanziert, von uns an die Fachbereichsverwaltung weitergereicht.

5. Falls Lehrverpflichtungen bestehen, muss dies dem Dekanat angezeigt werden: Formular

6. In Ausnahmefällen kann auf Antrag eine Vorauszahlung (max. 80%) für bereits getätigte Ausgaben erfolgen. Das Formular dazu finden Sie hier.

 

Nach der Reise:

5. Einsenden des Formulars „Abrechnung einer Dienstreise“ an die Geschäftsstelle (über Sekretarität der AG) innerhalb der Frist von 6 Monaten.

Das entsprechende Formular finden Sie hier. Bei Auslandsdienstreisen mit mehreren Orten beachten Sie bitte Anlage 1.

 

Um sicherzustellen, dass im Fall einer Prüfung durch die Mittelgeber alle Unterlagen zweifelsfrei vollständig sind, bitten wir bei allen nicht bar getätigten Zahlungen um Kontobelege, die den Betrag sowie den Namen des/der Antragssteller*in beinhalten.

Die Unterlagen werden bei uns auf Vollständigkeit geprüft und dann an die Reisekostenstelle weitergeleitet. Dort kann es zu längeren Bearbeitungszeiten kommen.

 

Weitere Hinweise finden Sie in den hier folgenden FAQs:

Achtung: Endgültige Auskünfte kann nur die Reisekostenstelle erteilen! Die folgenden Informationen sind lediglich als Hinweise zu verstehen.

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Nach Beendigung der Dienstreise muss innerhalb von 6 Monaten die Reisekostenabrechnung mit dem Formular für die Abrechnung der Reisekosten und allen Originalbelegen bei uns eingereicht werden.

Für uns ist es hilfreich, wenn Sie Ihre Reise so schnell wie möglich abrechnen.

In manchen Fällen ist aufgrund der Richtlinien des Drittmittelgebers eine kürzere Frist notwendig.

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Sowohl der Antrag als auch die Abrechnung müssen komplett ausgefüllt werden. Das gilt insbesondere auch für Felder wie Reisedaten, Reisegrund und Angaben zu Übernachtungen und Verpflegungen. Fehlende Angaben führen zu deutlichem Mehraufwand und Verzögerungen in der Bearbeitung.

Bitte füllen Sie die Formulare digital und nicht handschriftlich aus!

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Alle Zahlungen müssen durch Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Bons, oder ähnlichem - im Original - belegt werden. Eine Ausnahme sind Ausgaben für Verpflegung, diese werden pauschal über das Tagegeld abgegolten.

Um sicherzustellen, dass im Fall einer Prüfung durch die Mittelgeber alle Unterlagen zweifelsfrei vollständig sind, bitten wir bei allen nicht bar getätigten Zahlungen um Kontobelege, die den Betrag sowie den Namen des/der Antragssteller*in beinhalten.

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Ausgaben, die als "abstract fee", "submission fee", "poster fee" oder ähnlichem laufen, können nicht als Reisekosten, sondern müssen über eine Auslagenerstattung abgerechnet werden.

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Es müssen drei Punkte beachtet werden:

1. Sind noch verfügbare Urlaubstage übrig?

Die Entscheidung, ob Urlaub genommen werden darf, obliegt dem/der Vorgesetzten, welche*r auf dem Formular Antrag auf Dienstreise den Reiseverlauf durch Unterschrift befürwortet. Danach ist die Anzahl der Urlaubstage lediglich für die Berechnung der Reisekostenerstattung relevant.

2. Preisvergleich beilegen

Sobald nicht nur ausschließlich die direkte Dienstreise (Anreise-Dienstgeschäft-Abreise) durchgeführt wird, wird ein fiktiver direkter Reiseverlauf  mit dem tatsächlichen verglichen. Es werden nur die fiktiven Kosten erstattet, es sei denn, die tatsächlichen waren geringer.

Deshalb ist es Pflicht, einen zum Datum der tatsächlichen Buchung durchgeführten Preisvergleich für den fiktiven Reiseverlauf der Akte beizulegen (zum Bespiel Screenshots, eingeholtes Angebot Reisebüro).

Beispiel: Anreise - Konferenz an Ort X - Weiterreise zu Ort Y - Urlaub in Y - Abreise

Fiktiv hätte die die Abreise direkt nach der Konferenz und vom Konferenzort stattfinden können: Für diesen Tag und diese Route muss dann auch der Preisvergleich stattfinden.

3. 5 Werktage-Regel

Wenn (tatsächliche Zeit) - (fiktive Zeit) > 5 Werktage, wird unterstellt, dass die Reise vornehmlich private Gründe hatte. Daraus resultiert, dass die Kosten für An- und Abreise vom Dienstort nicht übernommen werden. Das kann bei längeren Anreisewegen (Überseeflug, etc.) erhebliche finanzielle Nachteile bedeuten.

Achtung: Falls fraglich ist, ob Ihre Reise mehr als 5 Werktage Urlaub beinhalten wird, wenden Sie sich bitte direkt an die Reisekostenstelle und bitten Sie um schriftliche Genehmigung Ihrer Reisepläne.

Weitere Information finden sich diesem Merkblatt der Reisekostenstelle: hier.

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Ab dem 15. Tag Aufenthalt an demselben auswärtigen Geschäftsort (ohne Hin- und Rückreisetage) wird das Tagegeld bei Inlandsreisen um 50% und bei Auslandsreisen um 10% gemindert. Die tatsächlich angefallenen notwendigen Übernachtungskosten werden auch nach dem 14. Tag erstattet, soweit diese belegbar sind. Eine Zahlung von Übernachtungspauschalen entfällt hingegen. Achtung: Je nach Projektfinanzierung können diese Angaben abweichen!

Gesonderte Regelungen bei Reisen länger als 4 Wochen.

Bei Dienstreisen ab 4 Wochen entscheidet die Reisekostenstelle über die Genehmigung der Dienstreise.

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Für Reisen, die nicht im Raum Berlin liegen (hier: Berlin BVG-Bereich ABC und direkt an Berlin angrenzende Landkreise), wird bei Erstattung aus Drittmitteln in der Regel ein pauschales Tagegeld gezahlt. In Deutschland sind dies momentan (2016) jeweils 12€ für An- und Abreisetag und 24€ für weitere, vollständig auf der Dienstreise verbrachte, Tage. Dieses Tagegeld, oder Verpflegungsmehraufwand, ist ein Ausgleich für die zusätzlich entstandenen Kosten von Geschäftsreisenden.

Tagegelder für andere Länder finden Sie in der "Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung
der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder" (ARVVwV), für 2017 zu finden zum Beispiel hier.

Werden Mahlzeiten gestellt oder sind zum Beispiel im Hotelpreis enthalten, wird das Tagegeld gekürzt (um 20% des vollen Satzes für Frühstück, um 40% des vollen Satzes für Mittag- oder Abendessen).

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Der Höchstsatz für eine Übernachtung in Deutschland beträgt derzeit (2017) an der FU 60€ pro Nacht. Auch für Auslandsreisen gibt es Höchstgrenzen, die Sie zum Beispiel hier nachschauen können.

Werden diese Grenzen überschritten, muss dies besonders begründet werden.

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Die Kosten für ein Taxi sind nur erstattungsfähig, wenn es aus triftigen Gründen genutzt wird. Solche Gründe können insbesondere sein: dringende dienstliche Gründe, zwingende persönliche Gründe, Nichtvorhandensein oder nicht zeitgerecht verfügbare regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel, Fahrten zwischen 23:00 und 06:00 Uhr.

Ortsunkundigkeit und widrige Witterungsverhältnisse sind keine triftigen Gründe im Sinne der Vorschrift.

Bitten achten Sie darauf, dass auf Taxi-Rechnungen die Uhrzeit (und das Datum) eingetragen wird.

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Dienstreisen mit dem Privatauto sind erlaubt, werden aber nur in Ausnahmefällen erstattet.

Liegen besondere Umstände vor (zum Beispiel fehlender öffentlicher Nahverkehr oder der für das Dienstgeschäft notwendige Transport von sperrigem oder schwerem Gepäck), wird eine Pauschale von 0,20 €/km bis zur Höchstgrenze von 130,00 € für die gesamte Reise erstattet. Dies muss auf dem Antrag vermerkt und begründet sein und wird dann auf der Genehmigung gesondert als "dienstliches Interesse" bestätigt.

Besteht kein dienstliches Interesse für die Nutzung eines PKWs, wird die Erstattung auf die Kosten der niedrigsten Beförderungsklasse eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels begrenzt (maximal 130 Euro). In beiden Fällen werden im Schadensfall keine Kosten durch die Freie Universität übernommen.

Bei Fahrten mit dem Auto wird um eine Aufstellung der gefahrenen Kilometer gebeten.

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Bei Reisen mit der Deutschen Bahn werden nur die Kosten einer Bahnfahrt II. Klasse abzgl. des Geschäftskundenrabatts erstattet. Der Geschäftskundenrabatt greift aber nur bei Buchungen zum Normalpreis (und nicht bei Spezialtarifen, Sparpreisen oder bei der Verwendung einer privaten BahnCard). Achtung, Aufschläge, die durch den Kauf eines Automatentickets entstehen, werden nicht erstattet, es sei denn der/die Dienstreisende kann die Notwendigkeit des Kaufs am Automaten besonders begründen.

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Die für Fahrscheinbuchungen (am Schalter) erforderliche BMIS-Kundennummer der FU (Bahn-Management-Informationssystem) lautet 3101593. Um die Möglichkeit des Online-Buchens nutzen zu können, benötigt man eine Online-Buchungsberechtigung, die mit dem Formular "Antrag für eine Online-Buchungsberechtigung" beantragt werden kann. Das Formular findet man hier.

Der Geschäftskundenrabatt greift nur bei Buchungen zum Normalpreis (und nicht bei Spezialtarifen, Sparpreisen oder bei der Verwendung einer privaten BahnCard). Wird zusätzlich zum Geschäftskundenrabatt ein BahnCard-Rabatt gewünscht, muss man die BahnCard Business erwerben. FU-Info: http://www.fu-berlin.de/sites/abt-1/formulare/personal/dienstreisen/pdf_dienstreisen/infosch_aend_bahnk.pdf

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Über die FU greift auf genehmigten Dienstreisen für die meisten Reisenden die gesetzliche Unfallversicherung für Arbeits- oder Wegeunfälle. Im Krankheitsfall ist Ihre Krankenversichrung zuständig. Bitte sorgen Sie dafür, dass Sie auch im Ausland abgedeckt sind. Die Kosten für eine Auslandskrankenversicherung sind laut Bundesreisekostengesetz leider nicht erstattungsfähig.

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Letzte Änderung: 20.12.17