Dienstreisen

Der Antrag und die Abrechnung einer Dienstreise verlaufen in folgenden Schritten:

 

Vor der Reise:

1. Absprache der Reise mit dem Betreuer.

2. Informelle Anfrage in der Geschäftsstelle, ob ausreichend Mittel vorhanden sind bzw. aus welchen Mitteln die Reise gezahlt werden kann.

3. Einsenden des vollständig ausgefüllten Formulars „Dienstreiseantrag“ an die Geschäftsstelle.

Das entsprechende Formular finden Sie hier und als Ausfüllhilfe ein Beispiel hier.

4. In Ausnahmefällen kann auf Antrag eine Vorauszahlung (max. 80%) für bereits getätigte Ausgaben erfolgen. Das Formular dazu finden Sie hier.

 

Nach der Reise:

5. Einsenden des Formulars „Abrechnung einer Dienstreise“ an die Geschäftsstelle innerhalb der Frist von 6 Monaten.

Das entsprechende Formular finden Sie hier, Informationen dazu hier und als Ausfüllhilfe ein Beispiel hier.

 

Um sicherzustellen, dass im Fall einer Prüfung durch die Mittelgeber alle Unterlagen zweifelsfrei vollständig sind, bitten wir bei allen nicht bar getätigten Zahlungen um Kontobelege, die den Betrag sowie den Namen des/der Antragssteller*in beinhalten.

Die Unterlagen werden bei uns auf Vollständigkeit geprüft und dann an die Reisekostenstelle weitergeleitet. Dort kann es zu längeren Bearbeitungszeiten kommen.

 

Weitere Informationen finden Sie in den hier folgenden FAQs:

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Nach Beendigung der Dienstreise muss innerhalb von 6 Monatendie Reisekostenabrechnung mit dem Formular für die Abrechnung der Reisekosten und allen Originalbelegen bei uns eingereicht werden.

Für uns ist es hilfreich, wenn Sie Ihre Reise so schnell wie möglich abrechnen.

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Alle Zahlungen müssen durch Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Bons, oder ähnlichem - im Original - belegt werden. Eine Ausnahme sind Ausgaben für Verpflegung, diese werden pauschal über das Tagegeld abgegolten.

Um sicherzustellen, dass im Fall einer Prüfung durch die Mittelgeber alle Unterlagen zweifelsfrei vollständig sind, bitten wir bei allen nicht bar getätigten Zahlungen um Kontobelege, die den Betrag sowie den Namen des/der Antragssteller*in beinhalten.

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Ausgaben, die als "abstract fee", "submission fee", "poster fee" oder ähnlichem laufen, können nicht als Reisekosten, sondern müssen über eine Auslagenerstattung abgerechnet werden.

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Ab dem 15. Tag Aufenthalt an demselben auswärtigen Geschäftsort (ohne Hin- und Rückreisetage) wird das Tagegeld bei Inlandsreisen um 50% und bei Auslandsreisen um 10% gemindert. Die tatsächlich angefallenen notwendigen Übernachtungskosten werden auch nach dem 14. Tag erstattet, soweit diese belegbar sind. Eine Zahlung von Übernachtungspauschalen entfällt hingegen.

Gesonderte Regelungen bei Reisen länger als 4 Wochen.

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Um die Kosten der Dienstreise voll erstattet zu bekommen, darf die Reise nicht mit mehr als 5 Werktagen Privaturlaub verbunden werden. Bei Überschreitung werden als Fahrtauslagen nur die zusätzlich für die Erledigung des Dienstgeschäfts entstehenden Kosten erstattet.

Beispiel: Flug nach Paris, Bahnfahrt nach Marseille, dort Konferenz, Bahnfahrt zurück nach Paris, dort 6 Werktage Urlaub, Flug zurück nach Berlin. An Fahrtkosten werden nur die beiden Bahnfahrten erstattet, nicht aber der Flug.

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Für Reisen, die nicht im Raum Berlin liegen (hier: Berlin BVG-Bereich ABC und direkt an Berlin angrenzende Landkreise), wird bei Erstattung aus Drittmitteln in der Regel ein pauschales Tagegeld gezahlt. In Deutschland sind dies momentan (2016) jeweils 12€ für An- und Abreisetag und 24€ für weitere, vollständig auf der Dienstreise verbrachte, Tage. Dieses Tagegeld, oder Verpflegungsmehraufwand, ist ein Ausgleich für die zusätzlich entstandenen Kosten von Geschäftsreisenden.

Tagegelder für andere Länder finden Sie in der "Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung
der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder" (ARVVwV), für 2016 zu finden zum Beispiel hier.

Werden Mahlzeiten gestellt oder sind zum Beispiel im Hotelpreis enthalten, wird das Tagegeld gekürzt (um 20% des vollen Satzes für Frühstück, um 40% des vollen Satzes für Mittag- oder Abendessen).

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Der Höchstsatz für eine Übernachtung in Deutschland beträgt derzeit (2016) an der FU 60€ pro Nacht. Auch für Auslandsreisen gibt es Höchstgrenzen, die Sie zum Beispiel hier nachschauen können.

Werden diese Grenzen überschritten, muss dies besonders begründet werden.

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Die Kosten für ein Taxi sind nur erstattungsfähig, wenn es aus triftigen Gründen genutzt wird. Solche Gründe können insbesondere sein: dringende dienstliche Gründe, zwingende persönliche Gründe, Nichtvorhandensein oder nicht zeitgerecht verfügbare regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel, Fahrten zwischen 23:00 und 06:00 Uhr.

Ortsunkundigkeit und widrige Witterungsverhältnisse sind keine triftigen Gründe im Sinne der Vorschrift.

Bitten achten Sie darauf, dass auf Taxi-Rechnungen die Uhrzeit (und das Datum) eingetragen wird.

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Bei Reisen mit der Deutschen Bahn werden nur die Kosten einer Bahnfahrt II. Klasse abzgl. des Geschäftskundenrabatts erstattet. Der Geschäftskundenrabatt greift aber nur bei Buchungen zum Normalpreis (und nicht bei Spezialtarifen, Sparpreisen oder bei der Verwendung einer privaten BahnCard). Achtung, Aufschläge, die durch den Kauf eines Automatentickets entstehen, werden nicht erstattet, es sei denn der/die Dienstreisende kann die Notwendigkeit des Kaufs am Automaten besonders begründen.

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Die für Fahrscheinbuchungen (am Schalter) erforderliche BMIS-Kundennummer der FU (Bahn-Management-Informationssystem) lautet 3101593. Um die Möglichkeit des Online-Buchens nutzen zu können, benötigt man eine Online-Buchungsberechtigung, die mit dem Formular "Antrag für eine Online-Buchungsberechtigung" beantragt werden kann. Das Formular findet man hier.

Der Geschäftskundenrabatt greift nur bei Buchungen zum Normalpreis (und nicht bei Spezialtarifen, Sparpreisen oder bei der Verwendung einer privaten BahnCard). Wird zusätzlich zum Geschäftskundenrabatt ein BahnCard-Rabatt gewünscht, muss man die BahnCard Business erwerben. FU-Info: http://www.fu-berlin.de/sites/abt-1/formulare/personal/dienstreisen/pdf_dienstreisen/infosch_aend_bahnk.pdf

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