Page Informationen zum Druckerabrechnungsmodell
Einleitung
Der Fachbereich betreibt über den IT-Dienst eine Menge an Netzwerkdruckern, die über zentrale Druckerserver ihre Dienste bereit stellen.
Viele dieser Drucker werden von mehreren Benutzergruppen kooperativ genutzt.
Damit entsteht das Problem, dass nicht eindeutig über die Verbrauchskosten bestimmt werden kann, welcher Kostenträger wie weit belaster werden kann.
Um dieses Problem zu lösen, werden die Kosten eines Druckjobs erfasst und Arbeitsgruppenweise registriert.
Finanzierungsmodell in Schlagworten
- Alle Verbrauchskosten in Form bezahlter Rechnungen werden vom IT-Dienst erfasst und jährlich zusammengetragen.
- Alle Investitionskosten in Form bezahlter Rechnungen werden vom IT-Dienst erfasst und jährlich zusammengetragen.
- Alle Druckjobs werden zentral erfasst und kontiert, d.h. jeder Druckauftrag wird anhand des Accounts und der Arbeitsgruppe verbucht
- Am Ende einer Abrechnungsperiode werden die relativen Kostenanteile der Druckjobs auf die Gesamtkosten umgelegt und so pro Person und damit pro Arbeitsgruppe die Jahreskosten ermittelt.
- Werden Drucker oder Verbrauchsmaterialien von den Arbeitsgruppen direkt bezahlt, dann werden diese Kosten den Arbeitsgruppen als Guthaben angerechnet.
- Die angefallenen Druckjobs können Benutzer jeder Zeit im Portal einsehen.
Abrechnungsintervalle
- alle drei Monate wird den Benutzern ein quartalsreport geliefert.
- jährlich werden die Kosten aggregiert und den AG-Leiter und der FBV mitgeteilt
- nach einem weiteren halben Jahr werden die Druckjobdatenaufzeichnungen gelöscht. Bis dahin können die Daten zwecks Revision vorgehalten.
Dateneinsicht
- (Web) Gruppenleiter mit Kostenstelle können die Arbeitsgruppenaggregate einsehen, nicht jedoch die individuellen Druckleistungen der Mitarbeiter.
- (Web) Nutzer können die eigenen Daten sehen.
- (Command Line) Der IT-Dienst kann zwecks Fehlersuche und Revision alle Daten einsehen
- (PDFs, Web) Die FBV erhält die Aggregate der Kosten der Arbeitgruppen zwecks Umbuchungen
- (PDFs) Die Detaillisten der Arbeitsgruppenumsätze werden für Revisionszwecke in IT-Dienst vorgehalten un können auf Wunsch der AG, des nutzer und der FBV eingeshene werden.