IT-Dienst::Drucken - Umstellung zum FollowMe-Printing

Mit dem Auslaufen aller Rahmenverträge für Drucker und Kopierer wurde FU-zentral das Projekt "Optimierung der Druck-, Scan- & Kopierlandschaft" ausgerufen. In diesem Zuge sollen nach und nach alle druckfähigen Geräte zusammengefasst, modernisiert und vereinheitlicht werden.

Eine der wichtigsten organisatorischen Änderungen:
Neu angeschaffte Geräte werden ab sofort nicht mehr gekauft, sondern gemietet und damit monatlich/quartalsweise bezahlt. Sämtliche Kosten für Wartungs- und Verbrauchsteile sind im Mietpreis enthalten, lediglich das Papier muss weiterhin selbst über den IT-Dienst beschafft und verrechnet werden.

Eine der wichtigsten technischen Änderungen:
Drucken auf den neuen zentralen Multifunktionsgeräten erfolgt "intelligent" über das sog. FollowMe-Drucksystem. Druckaufträge werden nun in eine zentrale FollowMe-Queue eingeliefert und werden nach dem Abruf des Druckjobs am Gerät mittels Schließtoken abgerufen und gedruckt.

Für weitere Informationen zum einmaligen Registrierungsprozess bitte more hier klicken.

Projektplan

Projektphasen

Phase 1 (Q3/2017-Q2/2019): Austausch der Großgeräte (Kopierer)

Phase abgeschlossen

In der ersten Runde werden die existierenden Kopierer der Hersteller Canon und Sharp gegen Neugeräte des Herstellers Ricoh ausgetauscht. Sämtliche Geräte können dann einheitlich:
  • über den Druckserver drucken,
  • per E-Mail und ins Netzwerk-Home-Verzeichnis scannen,
  • und wie bisher natürlich kopieren.
Die Planung läuft seit August 2017, die Umsetzung ist nach mehreren Verschiebungen für Q1/Q2 2019 geplant

Umsetzung am FB MI

Folgende Geräte sind betroffen:

Standort Modell alt MI Druckername Modell neu Umstellungsdatum
A2.102a Canon iR2870Ne a2-102a-bw Ricoh Aficio MP2555SP Done 24.-25.07.2019
A3.032 (Sharp AR-M150)   Ricoh Aficio MPC3504exSP Done 24.-25.07.2019
A3.118 Canon iR3025 a3-118-bw Ricoh Aficio MP2555SP Done 24.-25.07.2019
A6.124 Sharp AR-M165G   Ricoh Aficio MP2555SP Done 24.-25.07.2019
A6.138 Canon iR3570 a6-138-bw2 Ricoh Aficio MPC3504exSP Done 24.-25.07.2019
A7.023 Canon iR4570Ne   Ricoh Aficio MPC307SP Done 24.-25.07.2019
KL24.015 Canon iR4570 kl24-015-bw Ricoh Aficio MP2555SP Done 24.-25.07.2019
KL24.122 Sharp MX-M314N kl24-122-bw Ricoh Aficio MPC3504exSP Done 24.-25.07.2019
T9.022 Canon iR3320 t9-022-bw Ricoh Aficio MP2555SP Done 25.03.-02.04.2019
T9.134 Sharp MX-M314N t9-134-bw2 Ricoh Aficio MPC3504exSP Done 25.-26.03.2019

Phase 2 (Q3/2021-Q1/2023): Austausch weiterer Geräte

In der zweiten Runde werden nun alle Bestandsdrucker ausgetauscht, die noch keine Ricoh-Geräte sind, sodass am Ende nur noch Ricoh-Drucker und -Multifunktionsgeräte übrig bleiben. Sämtliche Geräte am Fachbereich können nach dieser zweiten Austausch-Runde dann einheitlich:
  • über den Druckserver via FollowMe drucken,
  • per E-Mail und ins Netzwerk-Home-Verzeichnis scannen,
  • kopieren.
Die Planung läuft seit September 2021. In Zusammenarbeit mit den Arbeitsgruppen wurde eine abgestimmte Konsolidierungsliste erstellt, und es wurden die neuen Druckermodelle samt Ausstattung festgelegt und bestellt. Die Umsetzung (Lieferung der Ricoh-Geräte und Inbetriebnahme sowie Abbau der Alt-Drucker) ist grob für Ende 2022 (UPDATED Q1/2023) geplant.

Umsetzung am FB MI

Folgende Geräte sind betroffen:
  • Alle Geräte, die nicht bereits Ricoh FollowMe Drucker sind.
  • einige Ricoh Geräte werden "geupgraded" (siehe Liste unten)

Neugeräte:

Standort Modell alt Modell neu Umstellungsdatum
A2.K02   Ricoh Aficio MP C307SP  
A2.006   Ricoh Aficio MP C3504exSP  
A3.022   Ricoh Aficio MP C307SP  
A3.113   Ricoh Aficio MP C3504exSP  
A3.136   Ricoh Aficio MP 2555SP (Umzug aus A3.113)  
A3.211   Ricoh Aficio MP C307SP  
A6.015a   Ricoh Aficio MP C307SP  
A6.124 Ricoh Aficio MP 2555SP Ricoh Aficio MP C3504exSP  
A6.217   Ricoh Aficio MP C307SP  
A7.114   Ricoh Aficio MP C307SP  
A7.146   Ricoh Aficio MP C3504exSP  
A7.214   Ricoh Aficio MP C307SP  
A9.003   Ricoh Aficio MP C3504exSP  
KL24.015 Ricoh Aficio MP 2555SP Ricoh Aficio MP C3504exSP  
S1.311   Ricoh Aficio MP C307SP  
T9.036   Ricoh Aficio MP C307SP  
T9.125 Ricoh Aficio SP C352DN Ricoh Aficio MP C3504exSP  
T9.139   Ricoh Aficio MP C3504exSP  
T9.155   Ricoh Aficio MP C307SP  


Organisatorische Anleitung (Voraussetzungen zur Benutzung)

Einmalige Vorbereitung zur Verwendung der Ricoh Multifunktionsgeräte

Die Benutzung der Multifunktionsgeräte ist erst nach lokaler Authentisierung mit dem eigenen ZEDAT Account möglich. Dies erfolgt mittels des bekannten Schließ-Tokens.

Um das eigene Schließ-Medium mit dem System zu verheiraten, sind einige kleine Vorarbeiten erforderlich:
  1. Erweiterung der Programmierung des Schließmediums:
    • IDEA! Dies ist i.d.R. nur notwendig, wenn Sie Ihr Schließmedium vor dem 20.03.2019 abgeholt haben
    • Ein Programmiergerät steht dauerhaft beim Benutzerservice des IT-Dienstes in der T9.044.
    • Bitte kommen Sie am o.g. Standort vorbei und lassen die Änderung vornehmen. (ALERT! Aktuell wird ein Termin benötigt! Wenden Sie sich an support@mi.fu-berlin.de)
    • Der Vorgang benötigt ca. 5 Sekunden
  2. Kopplung des Schließmediums mit dem Drucksystem
    • IDEA! Der Vorgang kann an jedem Großkopiergerät erfolgen
    • Wecken Sie das Gerät durch Berührung des Touch-Screens auf und legen Sie Ihr Schließmedium auf das Lesegerät rechts neben dem Touchscreen
    • Es folgt die Meldung "Karte nicht erkannt. Anmeldung zum Registrieren der Karte"
    • Melden Sie sich mit Ihrem FU-Accountnamen (unter "Benutzer-ID") und -Passwort (unter "Kennwort") ein
    • Nach erfolgreicher Registrierung werden Sie zum Hauptmenü weitergeleitet
    • IDEA! Scheitert die Registrierung trotz richtiger Eingabe der Accountdaten, dann kann es sein, dass Ihr Account nicht für die Verwendung des Druckers freigeschaltet ist. Voraussetzung für die Verwendung der Geräte ist ein Mitarbeiter- oder Projektaccount mit zentraler Kostenstellenzuordnung.

Technische Anleitung

Drucken

Durch das neue zentrale Druckkonzept der FU kommt es zu einigen Änderungen beim Druck auf die mit FollowMe eingerichteten Geräte. Werden die Drucker bisher direkt über eine Queue pro Drucker angesprochen, so werden sie zukünftig nur noch durch eine einzige gemeinsame Drucker-Queue namens FollowMe (o.ä.) angesprochen. Sendet man seinen Druckjob dort hin, kann man zu einem beliebigen FollowMe-Drucker gehen, authentifiziert sich über sein Schließ-Token und wählt den zu druckenden Auftrag aus. Anschließend beginnt der Drucker mit dem Ausdruck bei einer Geschwindigkeit von 25-35 Seiten pro Minute (je nach Druckermodell am FB MI).

Druckereinrichtung an Ihrem Arbeitsplatzrechner

Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Drucker den Drucker „FollowMe“ aus und drucken Sie das Dokument. Sollte der Drucker noch nicht installiert sein, wählen Sie je nach Betriebssystem den nachfolgenden Druckserver aus und installieren den Drucker:

IDEA! In der Standardeinstellung wird in Schwarz-Weiß und Duplex gedruckt. Ist dies nicht gewünscht, so muss dies vor dem Druck angepasst werden.

unter Windows

bish. Printserver bish. Queue neuer Printserver neue Queue
winprint.imp.fu-berlin.de je nach Gerät drucken.campus.fu-berlin.de FollowMe

  • NEW Der FollowMe-Drucker wird auf zentralverwalteten Rechnern automatisch eingerichtet
    • Sollten Sie den Drucker noch nicht in der Liste sehen, dann müssten Sie sich einmal aus- und wieder einloggen oder den eigenen Rechner neu starten
  • Auf allen anderen Geräten muss der FollowMe-Drucker manuell eingerichtet werden:
    • Öffnen Sie einen Windows Explorer (z.B. über Windowstaste + 'E')
    • Geben Sie \\drucken.campus.fu-berlin.de in der Adressleiste ein:
    • Sie sehen nun eine Liste der verfügbaren Drucker. Wählen Sie aus den Drucker namens "FollowMe" mit einem Doppelklick aus. Die Installation erfolgt nun automatisch und kann wenig später zum Drucken verwendet werden
    • Detaillierte Anleitung: more ZEDAT Tip4U #156

unter Linux

bish. Printserver bish. Queue neuer Printserver neue Queue Gerätegruppe
print.imp.fu-berlin.de je nach Gerät print.imp.fu-berlin.de zedat_FollowMe zentralverwaltete Geräte ohne Laptops
winprint.imp.fu-berlin.de ipp je nach Gerät xdrucken.campus.fu-berlin.de FollowMe externe Geräte und Laptops

  • Wie bisher sind die Drucker auf allen zentraladministrierten Rechnern vorinstalliert
    • Wählen Sie im Programm, aus dem Sie drucken möchten, den Drucker zedat_FollowMe aus.
  • Auf allen anderen Geräten muss der FollowMe-Drucker manuell eingerichtet werden:
    • via ipp:
      • ipps://xdrucken.campus.fu-berlin.de/printers/followme
    • PPD-Treiber: kann hier heruntergeladen werden
    • Detaillierte Anleitung: more ZEDAT Tip4U #160

unter macOS

bish. Printserver bish. Queue neuer Printserver neue Queue
winprint.imp.fu-berlin.de je nach Gerät xdrucken.campus.fu-berlin.de FollowMe

  • Der FollowMe -Drucker ist auf allen zentraladministrierten Rechnern vorinstalliert
  • Auf allen anderen Geräten muss der FollowMe-Drucker manuell eingerichtet werden:

Abrufen von Druckaufträgen am Multifunktionsgerät

  • Authentifizieren Sie sich mit Ihrem Schließmedium am Gerät
  • Wählen Sie nun eine der folgenden Optionen
    • "Druckaufträge anzeigen": Öffnet ein Untermenü und druckt anschließend nur die von Ihnen ausgewählten Dokumente
    • "Alle Aufträge drucken": Druckt sofort alle anstehenden Dokumente, die Sie auf den FollowMe Drucker gedruckt haben.

Scannen

Auf den neuen Geräten ist (seit 01/2020) das Scannen auf zwei Wegen möglich:
  • Versand des Scans per E-Mail
  • Direkte Ablage der Scans im Home-Verzeichnis ($HOME/Scan oder Z:\Scan)

Scannen an ein E-Mail-Ziel

  • Authentifizieren Sie sich mit Ihrem Schließmedium am Gerät
  • Wählen Sie im Hauptmenü "Scan an E-Mail" aus
  • Im sich nun öffnenden Untermenü ist ihre persönliche E-Mail-Adresse bereits vor-ausgefüllt. Sie können aber auch das Cc: -Feld editieren und per Hand E-Mail-Adressen eingeben oder über den Suchknopf direkt aus dem FU-Verzeichnis eine Person suchen.
  • IDEA! In den Standardeinstellungen wird in Farbe und 300dpi in ein PDF gescant. Benötigen Sie andere Einstellungen, dann tippen Sie bitte unten rechts auf "Ändern" und wählen die gewünschten Einstellungen aus

NEW Scannen ins Home-Laufwerk (verfügbar seit 01/2022)

  • Authentifizieren Sie sich mit Ihrem Schließmedium am Gerät
  • Wählen Sie im Hauptmenü "Scan an H:" aus
  • im sich nun öffnenden Untermenü ist ihr persönlicher Home-Pfad bereits vor-ausgefüllt. Der Scan landet im Ordner "Scan" in Ihrem Home-Verzeichnis (unter Windows Z:\Scan, unter Linux /home/mi/benutzername/Scan)
  • IDEA! In den Standardeinstellungen wird in Farbe und 300dpi in ein PDF gescant. Möchten Sie mit anderen Einstellungen scannen, dann tippen Sie bitte unten rechts auf "Ändern" und wählen die gewünschten Einstellungen aus

Kopieren

  • Authentifizieren Sie sich mit Ihrem Schließmedium am Gerät
  • Im Hauptmenü stehen Ihnen zwei Kopiermöglichkeiten zur Verfügung:
    • Kopieren: Dies ist ein einfacher Modus, der aber wohl leider mit der nächsten Softwareversion verschwinden. Bitte gewöhnen Sie sich nicht daran, sondern nutzen am besten bereits den neuen Modus
    • erweiterte Kopie: Dieser Modus ist in der oberen Leiste eingebettet. Hier können Sie alle Optionen in einem langen scrollbaren Menü wählen
  • IDEA! In den Standardeinstellungen wird einseitig in schwarz-weiß kopiert. Benötigen Sie eine Farbkopie, dann wählen Sie bitte den Automatikmodus statt Farbe aus, da so je nach Seite entschieden wird, ob farbig oder nicht, und so Druckkosten gespart werden können.

Abmelden

Bitte melden Sie sich nach der Benutzung eines Multifunktionsgeräts wieder ab, damit niemand Ihren Zugang unberechtigterweise verwenden kann.
  • Sie finden die Abmeldeschaltfläche in der rechten oberen Ecke
  • IDEA! Sie werden automatisch nach 60 Sekunden Inaktivität vom FollowMe-Gerät abgemeldet.
Topic revision: r26 - 14 Nov 2022, ManuelMaehl
 
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