wir hoffen, der neue Arbeitsplatz an der Freien Universität Berlin ist angenehm und
wird Ihnen bald vertraut sein. In der Geschäftsstelle für Verbundprojekte koordinieren
und managen wir die großen Drittmittelprojekte des Fachbereichs Mathematik und
Informatik. Damit die organisatorischen Vorgänge auch reibungslos ablaufen, möchten
wir Ihnen kurz einige wichtige Prozessabläufe vorstellen.
I. Eintrag in Webverzeichnisse
• Jede/r neue Mitarbeiter/in, die/der über eine FU-Email-Adresse verfügt, wird
gebeten, sich in das zentrale FU-Webverzeichnis unter http://www.fu-berlin.de/
telefon/ einzutragen. Bitte bei Änderung der Daten an die Aktualisierung der
Einträge denken.
• Erforderlich ist auch der Zugang zum internen Bereich der Matheon-Website
http://www.matheon.de, weil hier u. a. auch wichtige Informationen zu organisa-
torischen Fragen zu finden sind. Falls Sie über noch keinen Account verfügen,
fordern Sie ihn bitte über „Members Only“ an.
• Der Eintrag in die Verteiler des Forschungszentrums wird von uns beantragt.
II. Urlaubsanträge
Bei Urlaubsanträgen wird das Formular „Urlaubsantrag“ vor Antritt des Urlaubs
ausgefüllt und bei dem für Sie zuständigen Sekretariat eingereicht. Grundsätzlich ist
der Urlaub bis zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres anzutreten. Eine Übertragung
der Urlaubsansprüche auf das Folgejahr bis zum 30. September ist möglich.
Bei Verteilung der wöchentlichen Arbeitszeit auf fünf Tage in der Kalenderwoche
beträgt der Urlaubsanspruch in jedem Kalenderjahr
bis zum vollendeten 30. Lebensjahr 26 Arbeitstage
bis zum vollendeten 40. Lebensjahr 29 Arbeitstage
Nach dem vollendeten 40. Lebensjahr 30 Arbeitstage
Bei einer anderen Verteilung der wöchentlichen Arbeitszeit als auf fünf Tage in der
Woche erhöht oder vermindert sich der Urlaubsanspruch entsprechend.
Für Studentische Hilfskräfte gelten gesonderte Regeln, die Sie hier nachlesen können.
III. Dienstreisen
Ein komplexeres Kapitel!
Vor Antritt einer Dienstreise mit Kostenerstattung durch das Forschungszentrum
(Finanzierungsmöglichkeiten klären wir am besten im Voraus telefonisch) ist es
erforderlich:
• das Formular „Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise“ ausgefüllt und
(WICHTIG!) von Ihrem Projektleiter gegengezeichnet hier einzureichen.
Die Genehmigung erfolgt durch die Geschäftsstelle. Geht der Antrag hier erst
nach Reiseantritt ein, besteht kein Anspruch auf Kostenerstattung und der
Unfallversicherungsschutz ist nicht gewährleistet!
• Falls Lehrveranstaltungen von der Abwesenheit betroffen sind, bitte auch das
Formular „Lehrveranstaltungen während einer Dienstreise“ einreichen.
In diesem Zusammenhang weise ich darauf hin, dass auch Dienstreisen ohne
Kostenerstattung genehmigungspflichtig sind. Auch dafür ist der Antrag auf
Genehmigung einer Dienstreise einzureichen.
Bei DB Reisen werden nur die Kosten einer Bahnfahrt II. Klasse abzgl. des
Geschäftskundenrabatts erstattet. Deshalb bitte als allererstes
• das FU-Rundschreiben (Serie V, Nr. 07/06) vom 21.11.06 lesen, das über
Rabatte der Deutschen Bahn AG informiert.
• Ergänzung zum FU-Rundschreiben: Die für Fahrscheinbuchungen (am Schalter)
erforderliche BMIS-Kundennummer der FU (Bahn-Management-Informationssystem)
lautet 3101593.
• Um die Möglichkeit des Online-Buchens nutzen zu können, benötigt man eine
Online-Buchungsberechtigung, die über das Formular Antrag für eine Online-
Buchungsberechtigung beantragt werden kann.
• Bitte beachten Sie auch nachfolgende Hinweise:
Im Falle der Nichtinanspruchnahme des Großkundenrabatts (Geschäftskundenrabatts)
bei Bahnfahrten mit Normalpreis (nicht bei Spezialtarifen oder Sparpreisen) — auch in
Verbindung mit der Benutzung von BahnCard 25 und BahnCard 50 – werden durch die
Reisekostenstelle, bei jeder belegten Dienstreise die Kosten des Tickets um 8% gekürzt.
• Bei Automatentickets wird ebenfalls ein Abzug vorgenommen, es sei denn der Dienst-
reisende kann die Notwendigkeit des Kaufs am Automaten besonders begründen.
Nach Beendigung der Dienstreise muss innerhalb von 6 Monaten die
Reisekostenabrechnung mit dem Formular für die Abrechnung der Reisekosten und
allen Originalbelegen bei der Geschäftstelle für Verbundprojekte, Arnimallee 14,
Zimmer 1.2.06 eingereicht werden.
Bei Flügen muss zusätzlich eine Kopie der Kreditkartenabrechnung (bzw. eine Kopie des
Kontoauszugs, falls die Zahlung per Lastschrift erfolgt ist) beigefügt werden.
Wir weisen darauf hin, dass
• eine Kostenerstattung ohne Originalbelege nicht erfolgen kann, da wir
verpflichtet sind, diese auf Anfrage des Drittmittelgebers vorzulegen.
• bei Dienstreisen, die mit einem Urlaub von mehr als 5 Arbeitstagen verbunden
werden, die An- und Abreisekosten von dem bzw. der Reisenden selbst getragen
werden müssen.
• bei einem Aufenthalt von 15 Tagen und mehr an demselben Ort die
Übernachtungskosten nur gegen entsprechenden Nachweis erstattet und keine
weiteren Tagegelder gezahlt werden können.
Für die Klärung von organisatorischen Sachverhalten, die in diesen Erläuterungen nicht
enthalten sind, können Sie mich telefonisch ( 030 - 838 52 640 ) oder per E-mail
(bettina.felsner@fu-berlin.de) erreichen.
